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25.03.2014

Monatsbericht

Re­form des steu­er­li­chen Rei­se­kos­ten­rechts

Konsensuales Projekt zur Vereinfachung und Entbürokratisierung

  • Steuervereinfachung und Entbürokratisierung des steuerlichen Reisekostenrechts – ein Reformprojekt, das erfolgreich umgesetzt werden konnte, weil alle betroffenen Anwendergruppen in die Erarbeitung des neuen Regelungskonzepts frühzeitig einbezogen wurden.

  • Die Reformziele – Gewährleistung von mehr Rechtssicherheit, vereinfachte Handhabung der steuerlichen Regelungen für die Anwender sowie Entlastung von Aufzeichnungs- und Nachweispflichten – werden erreicht durch ausführliche gesetzliche Definitionen sowie größtmögliche Typisierung und Pauschalierung.

  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die Finanzverwaltung können von dieser Reform gleichermaßen profitieren; sie müssen die dargebotenen Chancen nur nutzen.

  • Interessant bleibt, inwieweit sich über die umfangreichen Hinweise und Beispiele des BMF zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts hinaus weitere Fragen ergeben und wie die Rechtsprechung zukünftig mit den neuen Regelungen umgehen wird.

1 Großzügige Typisierung und Pauschalierung statt kleinteiliger Kasuistik

Die Reformierung des steuerlichen Reisekostenrechts ist eine der gesetzgeberischen Maßnahmen zur Steuervereinfachung, die das BMF in der vergangenen Legislaturperiode erfolgreich vorbereitet und begleitet hat.

Vor der Reformierung enthielt das Einkommensteuergesetz kein gesetzliches Gesamtkonzept zur steuerlichen Berücksichtigung von Reisekosten, sondern eine Vielzahl nebeneinanderstehender gesetzlicher Regelungen mit mehreren unbestimmten Rechtsbegriffen, die durch die Rechtsprechung mittels Einzelfallentscheidungen sowie daran anknüpfende Verwaltungsentscheidungen und Sonderregelungen konkretisiert wurden. Mit den zum 1. Januar 2014 in Kraft getretenen neuen steuerlichen Regelungen wurde dies geändert und das steuerliche Reisekostenrecht grundlegend vereinfacht und vereinheitlicht.

Da das steuerliche Reisekostenrecht jeden Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen betrifft, war von Anfang an klar, dass eine Reformierung dieses Rechtsgebiets nur umgesetzt werden kann, wenn die gesetzlichen Änderungen  zumindest zu einem überwiegenden Teil  die Zustimmung und Akzeptanz aller betroffenen Anwendergruppen finden. Um dies zu erreichen, wurden erstmalig Vertreter aller betroffen Gruppen bereits im Vorfeld in den Reformprozess eingebunden. Sämtliche Anregungen und Vorschläge zur Vereinfachung  auch unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs von 2005 bis 2011  wurden zunächst gesammelt und mit Vertretern der Länder, der Ressorts, der Wirtschaft sowie den Verbänden ausführlich auf zwei speziell dafür vorgesehenen Veranstaltungen des Bundesministeriums der Finanzen vorgestellt sowie diskutiert, um darauf aufbauend ein konsensfähiges Grundkonzept der neuen gesetzlichen Regelungen zusammenzustellen.

Im Rahmen dieser Diskussionsrunden stellte sich schnell heraus, dass nicht die Erarbeitung einer grundlegend anderen Konzeption der steuerlichen Berücksichtigung von Reisekosten, sondern die Gewährleistung von mehr Rechtssicherheit, eine vereinfachte Handhabung der steuerlichen Regelungen für die Anwender sowie die Entlastung von Aufzeichnungs- und Nachweispflichten Ziel der Reform sein sollen.

Aus diesem Grund sind die neuen gesetzlichen Regelungen auch vorrangig von pragmatischen Ansätzen sowie möglichst großzügigen Typisierungen und Pauschalierungen geprägt. An die Stelle der vielen unbestimmten Rechtsbegriffe, die in jahrelanger Verwaltungs- und Rechtsprechungspraxis teilweise ständig wechselnd beantwortet wurden, treten nun ausführliche gesetzliche Definitionen, und wo immer rechtlich möglich, wird auf ein vernünftiges Zusammenspiel von Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Verwaltung gesetzt. Auch wenn dabei nicht in allen Fällen der alte Besitzstand erhalten werden konnte, sind die vielen Vereinfachungen und Verbesserungen einerseits ebenso wie die kleinen Verschärfungen andererseits so platziert, dass in der Gesamtheit letztlich alle Beteiligten von den neuen Regelungen profitieren.

2 Harmonisierung von steuerlichen und dienst-/arbeitsrechtlichen Reisekostenbestimmungen

Die ab 1. Januar 2014 anzuwendenden neuen gesetzlichen Regelungen zum steuerlichen Reisekostenrecht sind maßgeblich für:

  • die Höhe der steuerfreien Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber,

  • die Berücksichtigung von Reisekosten als Werbungskosten bei der Einkommensteuerveranlagung,

  • die Berücksichtigung eines Freibetrags z. B. für Verpflegungspauschalen oder eine doppelte Haushaltsführung bei den Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM).


Insoweit wirkt sich das steuerliche Reisekostenrecht mittelbar auch auf die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen vorzunehmenden Reisekostenabrechnungen aus. Die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu ermittelnden Erstattungen von Reisekosten durch den Arbeitgeber können sowohl nach unten als auch nach oben von den steuerlichen Regelungen abweichen.

  • Das Steuerrecht gibt also nur den Rahmen der maximal steuerfrei bleibenden Erstattungsbeträge beziehungsweise der in der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten noch geltend zu machenden Differenzbeträge vor.


Sofern die Abweichungen zwischen den dienst-/arbeitsrechtlichen und den steuerlichen Regelungen gering gehalten werden sollen, sollten die bisherigen betrieblichen Reisekostenregeln geprüft und gegebenenfalls an die ab 2014 geltenden neuen steuerlichen Reisekostenregeln angeglichen werden.

Aber auch wenn die dienst-/arbeitsrechtlichen Regelungen nicht geändert werden sollen (z. B. aus Kostengründen), sind bestimmte Prüfungen und Anpassungen in jedem Unternehmen durchzuführen, so z. B. Prüfung der hauseigenen Reisekostenordnungen oder einzelvertragliche Reisekostenregelungen, um mögliche Abweichungen von den neuen steuerlichen Regelungen und deren künftig zutreffende steuerliche Behandlung zu kennen, Prüfung und Aktualisierung von Programmen zur Reisekostenabrechnung und/oder Formularen zu den Dienstreiseabrechnungen etc.

Zur Ermittlung der steuerfreien Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden; die Erstattungen des Arbeitgebers können steuerfrei bleiben, soweit sie die Summe der zulässigen steuerlich zu berücksichtigenden Beträge nicht übersteigen. Hierbei können mehrere Reisen zusammengefasst abgerechnet werden. Dies gilt sinngemäß für Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

3 Die zentralen Änderungen des neuen steuerlichen Reisekostenrechts im Überblick

Zwei ganz zentrale Änderungen enthält die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts, die erstmalige gesetzliche Definition der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ sowie die Neuregelung der steuerlichen Verpflegungspauschalen einschließlich der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber. Weitere Vereinfachungen finden sich darüber hinaus im Bereich der Fahrtkostenberücksichtigung, der doppelten Haushaltsführung sowie der Pauschalbesteuerungsmöglichkeiten.

Die gesetzliche Definition „erste Tätigkeitsstätte“

Einer der zentralen Punkte der ab dem 1. Januar 2014 geltenden Neuregelungen ist die ausführliche gesetzliche Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“, die an die Stelle der bisherigen regelmäßigen Arbeitsstätte getreten ist.

Ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens noch eine „erste Tätigkeitsstätte“, gegebenenfalls aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.

Ein Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen kann demgegenüber auch mehrere „erste Tätigkeitsstätten“ haben (pro Dienstverhältnis jedoch höchstens eine).

Die Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche Festlegungen nicht vorhanden oder nicht eindeutig, werden zukünftig hilfsweise die im Gesetz festgelegten quantitativen Kriterien herangezogen. Voraussetzung ist zudem in allen Fällen, dass der Arbeitnehmer an der Tätigkeitsstätte dauerhaft tätig werden soll.

Für die Praxis ergibt sich somit folgendes Prüfungsschema:

  • tätig werden an einer Tätigkeitsstätte, d. h. an einer

    • ortsfesten betrieblichen Einrichtung des

      • Arbeitgebers,
      • verbundenen Unternehmens
      • oder Dritten (Kunden).


  • Dauerhaftigkeit (Prognose), d. h.

    • unbefristet (= „bis auf Weiteres“),
    • für mehr als 48 Monate oder
    • für die gesamte Dauer (auch wenn < 48 Monate) eines befristeten Dienstverhältnisses.


  • Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte durch Arbeitgeber

    • anhand arbeits-/dienstrechtlicher Festlegungen oder
    • auf der Grundlage quantitativer Kriterien/Zeitkriterien.


Im Ergebnis konzentriert sich die Prüfung, ob eine „erste Tätigkeitsstätte“ vorliegt, somit auf folgende Fragen:

  1. Soll der Arbeitnehmer an einer oder mehreren Tätigkeitsstätten dauerhaft tätig werden?

  2. Hat der Arbeitgeber eine dieser Tätigkeitsstätten arbeits-/dienstrechtlich als „erste Tätigkeitsstätte“ festgelegt?

  3. Wenn nicht, soll der Arbeitnehmer dauerhaft an einer oder mehreren Tätigkeitsstätten arbeitstäglich, zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden?

    Dabei ist zu beachten: Soll der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich, aber weniger als ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann führt dies nur zu einer „ersten Tätigkeitsstätte“, wenn der Arbeitnehmer dort typischerweise arbeitstäglich seine eigentliche berufliche Tätigkeit und nicht nur Vorbereitungs-, Hilfs- oder Nebentätigkeiten (Rüstzeiten, Abholung oder Abgabe von Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzetteln, Krankmeldungen, Urlaubsanträgen oder Ähnlichem) durchführen soll.

  4. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten diese Voraussetzungen und hat der Arbeitgeber nichts weiter bestimmt: Welche liegt am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers?
  • Eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers mittels dienst- oder arbeitsrechtlicher Festlegung ist somit vor allem dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber die „erste Tätigkeitsstätte“ abweichend von den gesetzlich festgelegten quantitativen Zuordnungskriterien festlegen will.

4 Sammelpunkt, weiträumiges Tätigkeitsgebiet und Bildungseinrichtung

Wenn keine „erste Tätigkeitsstätte“ vorliegt, der Arbeitgeber aber festgelegt hat, dass der Arbeitnehmer sich dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort einfinden soll, um von dort seine Einsatzorte aufzusuchen oder von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen  sogenannter Sammelpunkt  (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, das Busdepot, der Fährhafen) oder der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit dauerhaft arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben soll, ist zu beachten, dass die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesem vom Arbeitgeber festgelegten Ort beziehungsweise Tätigkeitsgebiet nunmehr wie die Fahrten zu einer „ersten Tätigkeitsstätte“ behandelt werden, d. h. für diese Fahrten dürfen Fahrtkosten nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden beziehungsweise ist im Fall der Dienstwagennutzung für diese Fahrten ein geldwerter Vorteil zu erfassen.

Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz hat diese Festlegung hingegen keinen Einfluss.

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in Abgrenzung zur „ersten Tätigkeitsstätte“ vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter und Forstarbeiter tätig.

Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen, sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen.

Als „erste Tätigkeitsstätte“ wird auch eine Bildungseinrichtung behandelt, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.

4.1 Die neuen Verpflegungspauschalen

Wichtige Neuerungen ergeben sich darüber hinaus vor allem im Bereich der steuerlichen Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen. So gibt es ab 2014 nur noch zwei verschiedene Verpflegungspauschalen statt der bisherigen dreistufigen Staffelung, und bei den gesetzlichen Voraussetzungen wurde teilweise auf die Festsetzung von Mindestabwesenheitszeiten verzichtet.

Im Inland gilt Folgendes:

  • Eintägige Auswärtstätigkeiten:

    • bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden: Pauschbetrag von 12 .
      Diese Pauschale gilt auch für berufliche Tätigkeiten von mehr als acht Stunden über Nacht ohne Übernachtung.


  • Mehrtägige Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung:

    • am An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheit: Pauschbetrag von jeweils 12 € und
    • für „Zwischentage“ (Abwesenheit 24 Stunden) jeweils 24 €.


Für das Ausland wird dies entsprechend umgesetzt: Es gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge in Höhe von 80 % beziehungsweise 120 % des jeweils höchsten Auslandstagegeldes nach dem Bundesreisekostengesetz.

Außerdem wird die Berechnung der sogenannten Dreimonatsfrist (d. h. die Begrenzung der Abzugsfähigkeit der Verpflegungspauschalen auf drei Monate bei einer Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte) praktikabler ausgestaltet. Maßgeblich für einen Neubeginn der Dreimonatsfrist ist nunmehr allein eine zeitliche Unterbrechung von vier Wochen, unabhängig vom Anlass der Unterbrechung.

4.2 Behandlung der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten

Im Zusammenhang mit den Vereinfachungen bei den steuerlichen Verpflegungspauschalen hat der Gesetzgeber auch die Behandlung der vom Arbeitgeber anlässlich einer Auswärtstätigkeit (oder doppelten Haushaltsführung) gestellten Mahlzeiten neu strukturiert und damit die vielen unterschiedlichen Behandlungen durch folgende einheitliche Verfahrensweisen ersetzt:

  • Eine klare und für die Betroffenen günstige Bewertungsregelung wurde festgelegt, wonach „übliche“ Mahlzeiten (laut Gesetz sind dies Mahlzeiten mit einem Preis bis 60 € inklusive Getränke und Umsatzsteuer), die der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit (oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung) zur Verfügung stellt, einheitlich mit den amtlichen Sachbezugswerten erfasst werden, sofern sie der Besteuerung zu unterwerfen sind. Dies ist der Fall bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit mit einer nicht nachgewiesenen Abwesenheit von mehr als acht Stunden oder nach Ablauf der Dreimonatsfrist. Die Gestellung einer Mahlzeit ist dann regelmäßig als Arbeitslohn zu erfassen.

  • Könnte der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit (oder im Rahmen der doppelten Haushaltsführung) grundsätzlich eine steuerliche Verpflegungspauschale beanspruchen, ordnet das Gesetz an, dass die Besteuerung der Mahlzeit unterbleibt (d. h. der Ansatz eines Sachbezugs ist steuerlich nicht mehr zulässig). Ein Anspruch auf Verpflegungspauschale besteht dem Grunde nach, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder doppelten Haushaltsführung innerhalb der Dreimonatsfrist nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der „ersten Tätigkeitsstätte“ abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.


Gleichzeitig wurde gesetzlich ausdrücklich festgelegt, dass die steuerlichen Verpflegungspauschalen nur noch insoweit beansprucht werden können, als davon ausgegangen werden kann, dass dem Arbeitnehmer tatsächlich überhaupt Mehraufwand für Verpflegung entstanden ist. Im Ergebnis bedeutet dies: Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, können die steuerlichen Verpflegungspauschalen für diese nicht mehr beansprucht werden, sondern nur noch für die nicht vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten. Dazu ist im Gesetz eine typisierende Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen festgelegt.

  • Die gesetzlich angeordnete, typisierte Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale beträgt 20 % für ein Frühstück und jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen der für eine 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale, tageweise maximal bis auf 0 €.


Ohne diese Kürzungsregelung würde der Arbeitnehmer doppelt begünstigt, einerseits durch eine kostenlose Verpflegung und andererseits durch zusätzliche steuerfreie Zahlungen vom Arbeitgeber. Typischer Beispielsfall ist das Frühstück bei einem beruflich veranlassten Hotelaufenthalt, welches vom Arbeitgeber ebenfalls bezahlt wird. Dem Arbeitnehmer entstehen in diesem Fall für das Frühstück tatsächlich keine Mehraufwendungen, die Verpflegungspauschale ist daher zu kürzen.

Hat der Arbeitnehmer eine Mahlzeit gestellt bekommen und entrichtet er für die Mahlzeit ein Entgelt, wird dieses Entgelt

  • bei einer üblichen Mahlzeit im Rahmen einer Auswärtstätigkeit auf den Betrag der gesetzlichen Kürzung der Verpflegungspauschalen angerechnet, sogenannte Kürzung der Kürzung,

  • bei einer üblichen Mahlzeit außerhalb einer Auswärtstätigkeit, z. B. Verköstigung in der Kantine an einem normalen Arbeitstag, auf den mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzenden geldwerten Vorteil angerechnet und mindert so den zu versteuernden Betrag,

  • bei einer unüblichen Mahlzeit im Wert von über 60 € auf den tatsächlichen Preis angerechnet und mindert so den individuell zu versteuernden geldwerten Vorteil.

4.3 Neue Pauschalbesteuerungsmöglichkeit für die vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten

Zur Entlastung der Unternehmen hat der Gesetzgeber zudem noch eine neue Pauschalbesteuerungsmöglichkeit mit 25 % (und sozialversicherungsfrei) geschaffen, und zwar für die Besteuerung von üblichen Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung von einem Dritten anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden. Diese kommt immer dann in Betracht, wenn eine Besteuerung der gestellten üblichen Mahlzeiten vorzunehmen ist, d. h. wenn

  • die Mindestabwesenheitszeit bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit nicht eingehalten wird,

  • die Dreimonatsfrist abgelaufen ist oder

  • der Arbeitgeber die Einhaltung der Mindestabwesenheitszeiten nicht nachhält oder aufzeichnet.


5 Weitere Änderungen der steuerlichen Reisekostenreform

Die steuerliche Reisekostenreform sieht neben den großen Themenblöcken „erste Tätigkeitsstätte“ und „Verpflegungspauschalen/Mahlzeitengestellung“ noch eine Reihe weiterer Neuregelungen vor. Die wichtigsten hiervon sind:

5.1 Pauschale Kilometersätze

Erstmals sind für Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten pauschale Kilometersätze unmittelbar im Gesetz geregelt. Nach der gesetzlichen Regelung entsprechen die steuerlichen pauschalen Kilometersätze dabei den pauschalen Kilometersätzen, die im Bundesreisekostengesetz (BRKG) für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung vorgesehen sind. Pauschale Kilometersätze sind in §BRKG enthalten und betragen:

  • für die Benutzung eines Kraftwagens, z. B. Pkw, 0,30 €

  • für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 €

    je gefahrenem Kilometer.


Weitere Kilometerpauschalen enthält das BRKG nicht. Ab dem 1. Januar 2014 gibt es somit nur noch diese zwei pauschalen Kilometersätze. Für Fahrradnutzung oder die Mitnahme von anderen Personen gibt es hingegen keine pauschalen Kilometersätze mehr.

5.2 Entfernungspauschale

Die Regeln zur Ermittlung der Entfernungspauschale bleiben durch die steuerliche Reisekostenreform unberührt. Allerdings gibt es neue Fälle, in denen die Entfernungspauschale entsprechend angewendet wird, nämlich die Fahrten zu einem sogenannten Sammelpunkt und zum nächstgelegenen Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets.

5.3 Pauschalbesteuerung von Fahrtkostenzuschüssen

Der Arbeitgeber kann neben den Fahrten zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstätte“ auch für Fahrten zwischen Wohnung und Sammelpunkt oder Fahrten zwischen Wohnung und nächstgelegenem Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets Sachbezüge oder Fahrtkostenzuschüsse pauschal mit 15 % besteuern.

5.4 Übernachtungskosten

Ebenfalls erstmals im Gesetz finden sich Regelungen zu den notwendigen Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Grundsätzlich sind  bis zu einer Dauer der Auswärtstätigkeit von 48 Monaten  die tatsächlichen Kosten für die persönliche Übernachtung des Arbeitnehmers in der Unterkunft anzusetzen. Nimmt der Arbeitnehmer auf der beruflichen Auswärtstätigkeit eine private Begleitperson mit, so ist nur der Betrag steuerlich berücksichtigungsfähig, der bei alleiniger Nutzung der Unterkunft durch den Arbeitnehmer als Übernachtungskosten angefallen wäre. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z. B. Doppelzimmer) durch private Begleitpersonen können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers in derselben Unterkunft entstanden wären.

Sind Kosten einer Mahlzeit im Übernachtungspreis enthalten, z. B. Übernachtung inklusive Frühstück, werden beide Kostenteile steuerlich getrennt behandelt. Kosten für Mahlzeiten sind ausschließlich nach den Regeln für Verpflegungsmehraufwendungen zu berücksichtigen. Enthält eine Rechnung einen entsprechenden Gesamtpreis, ohne dass die einzelnen Leistungselemente betragsmäßig ausgewiesen sind oder sich der Preis für die Verpflegung feststellen lässt, kann der Betrag der Unterkunftskosten im Schätzungswege ermittelt werden (z. B. über eine pauschale Kürzung des Übernachtungspreises).

Dauert eine Auswärtstätigkeit mehr als 48 Monate (längerfristig), werden die steuerlich ansetzbaren Übernachtungskosten im Inland auf 1 000 € im Monat gedeckelt. Die Berechnung der 48-Monats-Frist entspricht der Berechnung der Dreimonatsfrist; allerdings führt erst eine Unterbrechung von sechs Monaten zum Neubeginn des Fristlaufs. Pauschalbeträge für Übernachtungen im In- und Ausland gelten unverändert.

5.5 Doppelte Haushaltsführung

Die Übernachtungskosten  einschließlich aller Nebenkosten  im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung im Inland sind ab dem 1. Januar 2014 in tatsächlicher Höhe, begrenzt auf 1 000 € monatlich, steuerlich berücksichtigungsfähig.

Dieser Betrag umfasst sämtliche für die Unterkunft beziehungsweise Wohnung entstehenden Aufwendungen, die vom Arbeitnehmer selbst getragen werden, wie z. B. Miete inklusive Betriebskosten, Aufwendungen für eine möblierte Unterkunft, Hotelkosten, Aufwendungen für Sondernutzung (wie Garten etc.), Kosten der laufenden Reinigung und Pflege der Zweitunterkunft oder -wohnung, Absetzung für Abnutzung (AfA) für notwendige Einrichtungsgegenstände (ohne Arbeitsmittel), Zweitwohnungsteuer, Rundfunkbeitrag, auch Miet- oder Pachtgebühren für Kfz‑Stellplätze oder Tiefgaragenplätze.

Die 1 000 € sind ein Monatsbetrag, der nicht auf Kalendertage umzurechnen ist. Das bedeutet, auch wenn eine doppelte Haushaltsführung erst im Laufe des Monats beginnt, können bis zu 1 000 € Unterkunftskosten in diesem Monat berücksichtigt werden. Soweit der monatliche Höchstbetrag von 1 000 € nicht ausgeschöpft wird, lässt die Finanzverwaltung aus Vereinfachungsgründen sogar eine Übertragung des nicht ausgeschöpften Volumens in andere Monate des Bestehens der doppelten Haushaltsführung im selben Kalenderjahr zu. Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen, z. B. für Nebenkosten, mindern diese Erstattungen im Zeitpunkt des Zuflusses die Unterkunftskosten der doppelten Haushaltsführung.

Wie bisher setzt eine doppelte Haushaltsführung das Vorliegen eines eigenen Hausstands des Arbeitnehmers außerhalb des Ortes der „ersten Tätigkeitsstätte“ voraus. Für das Vorliegen eines eigenen Hausstands enthält das Gesetz nun allerdings folgende ausdrücklichen Voraussetzungen:

  • Wohnung aus eigenem Recht, d. h. als Mieter oder Eigentümer oder aus abgeleitetem Recht als Ehegatte, Lebenspartner oder Mitbewohner einer Familie oder einer Wohngemeinschaft und

  • finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung in dieser Wohnung.


Unentgeltliches Mitbewohnen oder Mitbewohnen gegen persönliche Hilfeleistungen genügen demzufolge zukünftig nicht mehr, auch wenn der Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers an diesem Ort liegt. Bei Arbeitnehmern mit der Steuerklasse III, IV und V kann ohne weitere Nachweise unterstellt werden, dass sie eine Wohnung aus eigenem oder abgeleitetem Recht bewohnen und einen ausreichenden finanziellen Beitrag leisten.

Des Weiteren setzt die doppelte Haushaltsführung voraus, dass die Zweitwohnung sich am Ort der „ersten Tätigkeitsstätte“ befindet. Aus Vereinfachungsgründen kann zukünftig auch dann noch von einer Zweitwohnung am Ort der „ersten Tätigkeitsstätte“ ausgegangen werden, wenn der Weg von der Zweitwohnung zur „ersten Tätigkeitsstätte“ weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der „ersten Tätigkeitsstätte“ beträgt.

6 Fazit und Ausblick

Die gesetzliche Definition der neuen „ersten Tätigkeitsstätte“ ist der Dreh- und Angelpunkt der Reform des steuerlichen Reisekostenrechts. Zum Ersten wird bereits durch die Entscheidung, je Arbeitsverhältnis höchstens noch von einer „ersten Tätigkeitsstätte“ auszugehen, ein Großteil der Streitfälle mit mehreren beruflichen Tätigkeitsstätten gelöst. Zum Zweiten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die nun maßgebliche dienst-/arbeitsrechtliche Festlegung der „ersten Tätigkeitsstätte“ eine starke Selbstbestimmtheit und Verantwortung erlangt. Aber auch die erstmalige gesetzliche Beschreibung des Begriffs „dauerhaft“ sowie die Auffangregelung (einschließlich Meistbegünstigungsregelung) für all diejenigen, die diese selbstbestimmte dienst-/arbeitsrechtliche Bestimmung der „ersten Tätigkeitsstätte“ scheuen oder sie versäumt haben, sind ganz wichtige Punkte. Für das Gros der Fälle wird sich bereits über das Merkmal der Dauerhaftigkeit oder die neuen quantitativen Kriterien die Frage, ob eine „erste Tätigkeitsstätte“ vorliegt oder nicht, einfach und schnell klären lassen.

Darüber hinaus enthalten aber auch die Änderungen bei den Verpflegungspauschalen sowie der Verzicht auf die Besteuerung der vom Arbeitgeber gestellten Verpflegung anlässlich der auswärtigen Tätigkeiten und die gesetzlich angeordnete typisierte Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen ein deutliches Vereinfachungspotenzial. Entlasten diese Neuerungen im Ergebnis doch eine große Anzahl von Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Finanzbeamten von vielen, im Massenverfahren Lohnsteuer mühevollen Detail- und Bewertungsfragen.

Auch wenn alle Änderungen zu Beginn für viele einen mehr oder weniger umfangreichen Umstellungsaufwand mit sich bringen, ist das steuerliche Reisekostenrecht für die Praxis doch in wesentlichen Punkten verlässlicher und leichter handhabbar geworden. Es ist zu hoffen, dass alle Betroffenen rasch mit den reformierten steuerlichen Regelungen umzugehen lernen und die eingeräumten Typisierungen und Pauschalierungen bald hinreichend schätzen werden. Im Ergebnis können Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die Finanzverwaltung von dieser Reform gleichermaßen profitieren, sie müssen nur die dargebotenen Chancen auch nutzen.

Interessant bleibt, inwieweit sich über die umfangreichen Hinweise und Beispiele im Einführungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts hinaus weitere Fragen ergeben und wie die Rechtsprechung zukünftig mit den neuen Regelungen umgehen wird.

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