Sachspenden unterliegen als sogenannte „unentgeltliche Wertabgabe“ nach dem Umsatzsteuergesetz der Umsatzsteuer, sofern der (später gespendete) Gegenstand oder seine Bestandteile zum Zeitpunkt des Erwerbs den spendenden Unternehmer zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt hat.

Die Umsatzbesteuerung bei Sachspenden dient der Kompensation des vorgenommenen Vorsteuerabzugs, der dem Vorsteuerabzugsberechtigten bei Erwerb des Gegenstandes zugutegekommen ist. Es soll ein unversteuerter Letztverbrauch verhindert werden, der mit der sogenannten Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie unionsrechtlich nicht vereinbar wäre.

Ein genereller Verzicht auf die Umsatzbesteuerung von Sachspenden würde im Ergebnis auf eine Steuerbefreiung mit gleichzeitigem Vorsteuerabzug hinauslaufen und gegen Unionsrecht verstoßen.

Die Bemessungsgrundlage auf Sachspenden bemisst sich im Fall einer unentgeltlichen Wertabgabe nach § 10 Absatz 4 S. 1 Nr. 1 UStG, d. h. nach dem (insoweit fiktiven) Einkaufspreis im Zeitpunkt des Umsatzes (Hingabe der Spende).

Damit wird das Problem der Umsatzsteuerbelastung bei Sachspenden über die Bestimmung der Bemessungsgrundlage bereits vielfach entschärft. Denn dieser fiktive Einkaufspreis entspricht in der Regel dem - auf der Handelsstufe des Unternehmers ermittelbaren - Wiederbeschaffungspreis zum Zeitpunkt der Spende, wobei entsprechende Wertentwicklungen – in diesen Fällen meist deutliche Wertminderung - im Zeitraum zwischen Herstellung/Anschaffung und Spende zu berücksichtigen sind.

Eine derartige Bestimmung der Bemessungsgrundlage hat bei Produkten, die aufgrund von erheblichen Material- oder Verpackungsfehlern oder fehlender Marktgängigkeit (z. B. Vorjahresware) nicht oder nur schwer verkäuflich sind, zur Folge, dass ein entsprechend geringer Marktpreis als Bemessungsgrundlage zugrunde zu legen sein wird. In diesen Fällen wird entweder keine oder nur eine geringfügige Umsatzsteuer entstehen.

Bei der Ermittlung des fiktiven Einkaufspreises muss der Unternehmer einen sachgerechten Wert festsetzen. Den Wert einfach mit 1 € anzusetzen, wäre allerdings nicht sachgerecht. Entweder kann er auf entsprechende Erfahrungswerte zurückgreifen oder er muss den Wert schätzen. Solche Wertermittlungen sind dem Steuerrecht aber nicht fremd und müssen auch in anderen Bereichen vorgenommen werden.

Die Gründe, warum Unternehmen Waren vernichten, anstatt sie zu spenden oder zu einem geringen Preis weiterzuverkaufen, sind vielfältig, aber nicht in erster Linie umsatzsteuerrechtlicher Natur. Hier können auch Erwägungen, wie z. B. Schutz der Marke, Produkthaftung, Schutz des Fachhandels, Vermeidung von Überangebot, eine ausschlaggebende Rolle spielen.

Bereits das geltende Umsatzsteuerrecht bietet ausreichend Möglichkeiten, die mit einer Spende verbundene umsatzsteuerrechtliche Belastung zu minimieren. Unbestritten ist mit einer Spende aber ein gewisser zusätzlicher Verwaltungsaufwand verbunden.

Ob es also wirklich teurer ist, Waren für einen guten Zweck zu spenden als sie zu entsorgen, hängt sicherlich vom Einzelfall ab. Hinzukommt, dass bestimmte Waren nach den abfallrechtlichen Vorschriften nicht einfach vernichtet werden dürfen, sondern wiederverwertet werden müssen. Allerdings geht es bei Spenden nicht alleine darum, nicht absetzbare Ware los zu werden oder kostengünstig sein Lager zu räumen. Unternehmer, die Waren für einen guten Zweck spenden, schonen Ressourcen, unterstützen das Gemeinwesen und zeigen, dass sie sich ihrer gesamtgesellschaftlichen Verantwortung bewusst sind.

Die Umsatzsteuerbelastung durch Warenspenden hängt von der Bemessungsgrundlage ab. Diese bemisst sich im Fall einer unentgeltlichen Wertabgabe nach dem (insoweit fiktiven) Einkaufspreis im Zeitpunkt des Umsatzes (Hingabe der Spende). Dieser fiktive Einkaufspreis entspricht damit in der Regel dem Wiederbeschaffungspreis zum Zeitpunkt der Spende.

Handelt es sich bei den gespendeten Gegenständen um Produkte, die vernichtet werden müssten oder die aufgrund von erheblichen Materialfehlern oder fehlender Marktgängigkeit (z. B. Vorjahresware) nicht oder nur schwer verkäuflich sind, ist ein entsprechend geringer Marktpreis als Bemessungsgrundlage zugrunde zu legen. In diesen Fällen wird entweder keine oder nur eine geringfügige Umsatzsteuer entstehen.

Der pauschale Ansatz der Bemessungsgrundlage mit 0 € wäre im Ergebnis nichts anderes als ein vollkommener Verzicht auf die Umsatzbesteuerung bei vollem Vorsteuerabzug und mit dem nationalen wie auch europäischem Recht nicht vereinbar.

Über unentgeltliche Wertabgaben hat der Steuerpflichtige gemäß § 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 3 i.V.m. § 3 Abs. 1b UStG Aufzeichnungen zu führen wie über andere steuerrelevante Vorgänge auch.

Zu dieser Thematik wurde ein BMF-Schreiben mit den obersten Finanzbehörden der Länder abgestimmt. Dieses enthält Aussagen zu der Bestimmung der Bemessungsgrundlage in Fällen von Sachspenden und sorgt für mehr Klarheit und Rechtssicherheit. Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich dabei anhand des (fiktiven) Einkaufspreises im Zeitpunkt der Hingabe der Spende. Dieser fiktive Einkaufspreis entspricht damit in der Regel dem Wiederbeschaffungspreis zum Zeitpunkt der Spende und führt zu einer entsprechend niedrigen bzw. im Falle eines fiktiven Einkaufspreises von 0 € zu gar keiner Umsatzsteuer.

Hierzu wurde Absatz 1a in Abschnitt 10.6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses eingefügt.

Eine Änderung der derzeitigen umsatzsteuerrechtlichen Behandlung von Sachspenden, wie es für die Einführung einer Steuerbefreiung erforderlich wäre, ist auf Grund der verbindlichen Vorgaben des Unionsrechts nicht möglich und wäre auch nicht sachgerecht.
Das Initiativrecht, d.h. das Recht, eine Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie vorzuschlagen, liegt allein bei der Europäischen Kommission. Eine solche Änderung setzt darüber hinaus die Zustimmung aller Mitgliedstaaten voraus (Erfordernis der Einstimmigkeit). Ein entsprechender Vorschlag der Europäischen Kommission liegt derzeit nicht vor.

Unabhängig davon bestehen gegenüber einer Umsatzsteuerbefreiung von Sachspenden (mit Vorsteuerabzug) systematische Bedenken. Eine solche Steuerbefreiung hätte einen unversteuerten Letztverbrauch zur Folge, welcher der Grundsystematik und den Zielen der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie zuwiderläuft.

Schließlich hätte eine Umsatzsteuerbefreiung von Sachspenden (mit Vorsteuerabzug) eine Ungleichbehandlung zulasten des privaten Verbrauchers zur Folge. Verbraucher, die Gegenstände erwerben, um sie anschließend für einen wohltätigen Zweck zu spenden (z.B. an ein Kinderheim, Obdachlosenheim, Frauenhaus etc.), zahlen beim Erwerb der Gegenstände Umsatzsteuer. Im Gegensatz dazu könnten im Falle einer Umsatzsteuerbefreiung von Sachspenden Unternehmer Gegenstände gänzlich ohne Umsatzsteuerbelastung spenden.

Alternativ zur Spende ist es möglich, die Waren zu einem sehr stark reduzierten Preis zu verkaufen. Auch bei einem Verkauf deutlich unter dem Einstandspreis (von wenigen Ausnahmen abgesehen, beispielsweise an nahestehende Personen), ist Bemessungsgrundlage eines Umsatzes das tatsächliche Entgelt.

Insbesondere erkennt das Umsatzsteuerrecht auch den Verkauf zu einem sehr niedrigen Preis, der weit unter dem Einkaufspreis liegt, an. Solange es sich nicht lediglich um einen symbolischen Preis handelt (d.h. i.d.R. nicht weniger als 5 % des wie oben beschrieben ermittelten fiktiven Einkaufspreises) kann die Ware kostengünstig ohne nennenswerte Belastung mit Umsatzsteuer veräußert werden. Dies führt zu einer entsprechend geringen Umsatzsteuerbelastung.

Flankierend zu dem BMF-Schreiben zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Sachspenden wird aufgrund der derzeitigen absoluten Sondersituation eine befristete Billigkeitsregelung für Sachspenden gewährt. Danach wird bei Waren, die von Einzelhändlern, die durch die Corona-Krise unmittelbar und nicht unerheblich negativ wirtschaftlich betroffen sind, an steuerbegünstigte Organisationen gespendet werden bzw. gespendet worden sind, auf die Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe verzichtet. Diese Regelung gilt für Spenden, die zwischen dem 1. März 2020 und dem 31. Dezember 2021 erfolgen oder erfolgt sind.