Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 ("Kassengesetz") wurde die Regelung des § 146a AO neu geschaffen. Hiernach müssen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. So sollen Manipulationen an den digitalen Daten verhindert werden. Auch die nachträglichen Manipulationen dieser Daten sollen künftig vermieden werden. Dies ist möglich durch eine Protokollierung (Festschreibung mit der Folge, dass Änderungen sichtbar sind) der Daten, die zeitgleich mit dem Zeitpunkt der Eingabe der Daten beginnt. Dies erfolgt durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, so dass für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben wird, um Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar zu machen.

Die Belegausgabepflicht dient der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug, da auf den Beleg zukünftig zusätzliche Daten aufgedruckt werden müssen. Anhand des ausgegebenen Belegs ist im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung u. a. leichter nachprüfbar, ob der Geschäftsvorfall einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde. So kann beispielsweise anhand eines Abgleichs des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware eine Manipulation der Kasse festgestellt werden.

Der Gesetzgeber hatte sich bei der Einführung der Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden. Daher kann jeder Unternehmer auch eine offene Ladenkasse anstelle des Einsatzes eines elektronischen Aufzeichnungssystems verwenden. Eine Belegausgabepflicht besteht dann nicht. Es sind bei offenen Ladenkassen jedoch die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten. Unabhängig davon, ob eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, kann die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben mittels der Kassen-Nachschau verifiziert werden.

Die Pflichtangaben aufgrund der Absicherung der Daten sind in § 6 der Kassensicherungsverordnung geregelt. Diese umfassen neben dem vollständigen Namen und der vollständigen Anschrift des leistenden Unternehmers u. a. das Datum der Belegausstellung, den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise den Umfang und die Art der Leistung, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.

Nein, es gibt nur die Pflicht zur Ausgabe eines Belegs und die Pflicht zum unmittelbaren zur Verfügung stellen. Es gibt keine Pflicht zur Mitnahme.

Die Belegausgabepflicht ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzkonzeptes des § 146a Abgabenordnung. Ein Verstoß kann als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde. Dies kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ein Indiz sein, dass das Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet oder geschützt wird (Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummern 4 oder 5 Abgabenordnung).

Aufgrund der gesetzlichen Regelung müssen als Voraussetzung für die Befreiung von der Belegausgabe sachliche Härten vorliegen, die durch die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entstehen. Die Verwaltung, hier die Finanzverwaltung, kann aufgrund von reinen Verwaltungsanweisungen nicht von dieser gesetzlichen Vorgabe abweichen, da sie an Recht und Gesetz gebunden ist.

Die Frage, ob eine solche Härte vorliegt, ist eine Frage des Einzelfalls und ist von den Finanzbehörden vor Ort zu prüfen.

Die Belegausgabepflicht, die es in vielen anderen europäischen Mitgliedstaaten (Österreich, Italien, Portugal, Schweden, Slowenien und Tschechische Republik) gibt und die dort funktioniert, dient der Stärkung der Transparenz und einer effizienten Überprüfung durch die Finanzverwaltung. Diese Transparenz dient der Prävention und ist ein Mittel, Steuerhinterziehungen (z. B. Umsatz an der Kasse vorbei) zu vermeiden, da die Entdeckungsmöglichkeiten steigen.

Es müssen nur die Geschäftsvorfälle abgesichert werden, die zu einem kassenrelevanten oder kassensturzrelevanten Vorgang gehören oder zu diesem werden könnten. Bestellungen beim Lieferanten über eine Warenwirtschaft gehören nicht dazu, auch wenn sie einem zukünftigen Verkauf eindeutig zugeordnet werden können. Sie müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten aufgezeichnet werden.

Nr. 2.1.4 des AEAO zu § 146 definiert: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt“. Damit sind die fraglichen Systeme eindeutig „elektronisches Aufzeichnungssysteme“. Sobald die Systeme in der Lage sind, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen und abzuwickeln, fällt der entsprechende Teil der Software - jedoch nicht das gesamte System - unter die Anforderungen des § 146a AO i. V. m. der KassenSichV.

Ein Warenwirtschaftssystem ohne Kassenmodul unterliegt nicht dem Anwendungsbereich des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV. Steht dem Warenwirtschaftssystem ein Kassenmodul zur Verfügung, darf dieses nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO). Die Anbindung einer TSE ist zwingend erforderlich, wenn der Anwender das Kassenmodul nutzen kann. Soweit Vorgänge ausschließlich bestandsverwaltende Systeme (z. B. Warenwirtschaftssysteme) betreffen, müssen diese nicht durch eine TSE protokolliert und geschützt werden.

Besteht in einem Fakturasystem oder einem Fakturamodul die Möglichkeit, bare Zahlungsvorgänge zu erfassen, verfügt es über eine Kassenfunktion im Sinne der Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a. D. h. , dieses darf nur In-Verkehr gebracht werden, sofern es über die Möglichkeit zur Anbindung einer TSE verfügt (siehe Nr. 1.18.2 des AEAO zu § 146a AO).

Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass eine Überprüfung des Ist-Kassenbestandes mit dem Soll-Kassenbestand möglich ist. Dies ergibt sich aus § 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO.

Die Anforderungen gelten auch für Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland.

Mobile Endgeräte sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie selbst ein (Teil eines) Aufzeichnungssystem(s) sind, oder als Eingabegerät zu qualifizieren sind. Kann das Gerät offline, ohne Anbindung an eine andere zentrale, die Aufzeichnungen führende Kasse betrieben werden, handelt es sich um ein selbständiges Aufzeichnungssystem und ist selbst unmittelbar an eine TSE anzubinden. Gehen die Funktionen des Geräts hingegen nicht über die Funktionen z. B. einer Tastatur hinaus, handelt es sich um ein Eingabegerät. In diesem Fall werden die erfassten Daten unmittelbar nach Erfassung an ein mit einer TSE verbundenes Aufzeichnungssystem übergeben.

Auflade und Entladeterminals für Geldkarten fallen nicht unter den Anwendungsbereich des § 146a AO und sind nicht durch eine TSEzu schützen, da es sich bei dem Auflade- und Entladevorgang nicht um einen Zahlungsvorgang im Sinne des § 146a AO handelt.

Auch bei ausschließlich unbarer Aufwertung von aufladbaren Kundenkarten, stellen diese Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine dar. Somit ergibt sich eine Kassenfunktion (ähnlich wie bei Bargeld), so dass eine Absicherung der Kassen mit einer TSE zwingend erfolgen muss. Für die Beurteilung der Kassenfunktion i.S. d.

Wenn das System keine baren Zahlungsvorgänge vor Ort ermöglicht, muss das System nicht über eine TSE verfügen.

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann nur dann nicht Barzahlungen dienen, wenn die Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen bereits durch die installierte Software nicht möglich ist. Dieses ist in der Systemdokumentation nachzuweisen, z. B. durch Bescheinigung des Herstellers, eines Fachhändlers oder eines Software-Dienstleisters. Von einer Barzahlungsfunktion ist bereits dann auszugehen, wenn das System software-technisch grundsätzlich durch eine Aktivierung dieser Funktion durch den Steuerpflichtigen in die Lage versetzt wird, eine Erfassung und Abwicklung von Barzahlungsvorgängen vorzunehmen. Auf die tatsächliche Verwendung dieser Funktion kommt es nicht an.

Grundsätzlich muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem in einem Webshop nicht mit einer TSE abgesichert werden, unabhängig von der jeweiligen Zahlungsform, da in einem Webshop keine Zahlung vor Ort stattfinden kann. Denn „vor Ort“ bedingt die physische Anwesenheit des Kunden bei dem Bezahlvorgang.

Soweit juristische Personen des öffentlichen Rechts (z. B. Gebietskörperschaften) im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art im Sinne des § 4 Körperschaftsteuergesetz und/oder als Unternehmer im Sinne des § 2 Umsatzsteuergesetz steuerlich aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfassen, gelten für diese u. a. die Ordnungsvorschriften des § 146a AO. Dies beinhaltet auch die Verpflichtung zur Implementierung einer TSE.

Eine Pflicht zum Einsatz einer TSE besteht nicht, soweit das System nicht zur Abwicklung steuerlich aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle verwendet wird.

Die Finanzverwaltung stellt auf den Funktionsumfang ab. Dient das elektronische Kassenbuch nicht ausschließlich der Aufzeichnung zur Dokumentation der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte (Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen, etc.), sondern auch der elektronischen Aufzeichnung zur Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, hat das elektronische Kassenbuch Kassenfunktion i. S. d. Nr. 1.2. des AEAO zu § 146a und fällt somit in den Anwendungsbereich des § 146a AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV.

Bei Dienstleistungsautomaten im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die gegenüber Kundinnen und Kunden, ohne Zutun eines Mitarbeitenden, durch einen selbständigen technischen Vorgang eine Dienstleistung erbringen und deren Abrechnung ermöglichen (z. B. Waschsalonautomaten oder Zugangssysteme bei öffentlich zugänglichen WC-Anlagen). Automatische Zugangssysteme ohne Verbindung zu einem Abrechnungs- bzw. Bezahlsystem sind bereits nach § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV nicht mit einer TSE zu schützen, da sie keine Kassenfunktion haben.

Bei Warenautomaten im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV handelt es sich um Automaten, die nach dem Bezahlvorgang, ohne Zutun einer/eines Mitarbeitenden, automatisch einen selbstständigen technischen Vorgang aus­führen und hierdurch die Ware zur Verfügung stellen (z. B. Zigaretten- oder Getränkeautomat).

Bei Bezahlautomaten handelt es sich um Automaten, die ausschließlich der baren und unbaren Bezahlung von Waren und Dienstleistungen dienen. Für den Kassiervorgang werden Mitarbeitende für die Besorgung der Zahlungsabwick­lung durch den Bezahlautomaten ersetzt. Ein Bezahlautomat kann ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion sein und ist dann mit einer TSE zu schützen. Zur Definition der Kassenfunktion wird auf Nr. 1.2 des AEAO zu § 146a verwiesen.

Die Tanksäule stellt in diesem Fall einen Warenautomaten dar, der unter § 1 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 KassenSichV fällt und damit nicht mit einer TSE geschützt werden muss. Hierbei ist es unerheblich, ob dieser Bargeld annimmt.

Ja, soweit die Registrierkasse die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllt. Entscheidend ist in diesem Fall das Datum der Anschaffung durch den Anwender, nicht ob es zu dem Zeitpunkt eine neue oder gebrauchte Registrierkasse war.

Ja, sofern die nicht aufrüstbaren Geräte die Voraussetzungen des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO erfüllen, also eine Anschaffung nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 erfolgte und die Geräte die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 erfüllen. Dies gilt nicht, wenn die Kassen in einem Verbundsystem zusammen eingebunden sind.

Ab dem 1. Januar 2020 darf eine Überlassung von elektronischen Aufzeichnungssystemen nur von Geräten, die die Voraussetzungen des § 146a Absatz 1 AO i. V. m. § 1 Absatz 1 Satz 1 KassenSichV erfüllen, erfolgen. Die Ausnahme von der Pflicht zur Nutzung einer TSE bedingt, dass die Systeme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft und auch vor dem 1. Januar 2020 überlassen wurden sowie die Voraussetzungen des Artikel 97 § 30 Absatz 3 EGAO erfüllen.

Auf eine detaillierte Beschreibung der standardisierten Teile (TSE, Schnittstellen, Datenformate) kann im Rahmen einer Systemdokumentation verzichtet werden. Im Übrigen ist eine Systemdokumentation in Abhängigkeit des jeweils eingesetzten Systems als Teil der Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Eine TSE wird nur dann im zertifizierten Modus betrieben, wenn sie im Rahmen einer in der Zertifizierung vorgesehenen Einsatzumgebung eingesetzt wird. In der Verfahrensdokumentation muss deshalb nachvollziehbar dargelegt werden, wie die einzelnen Anforderungen aus der Zertifizierung der jeweiligen TSE an die Einsatzumgebung der eingesetzten TSE umgesetzt wurden. Insbesondere ist darzulegen, wie die organisatorischen und technischen Anforderungen umgesetzt wurden und bei einer Cloud-TSE, wo die einzelnen Komponenten der TSE (SMAERS, CSP, Speichermedium) betrieben werden.

Beim Einsatz wechselnder Kassenschubladen ist kein Kassenabschluss bei jedem Wechsel vorgeschrieben. Die Schublade ist allerdings nicht als ein Aufzeichnungssystem zu verstehen. Weiterhin bleibt die im Einsatz befindliche Kasse das System, auf das abgestellt wird. Es ist darauf zu achten, dass eine Kassensturz-Fähigkeit hergestellt wird. Diese Anforderung kann erreicht werden, wenn z. B. in den DSFinV-K-Export in der Datei Bonkopf_Zahlarten die entsprechende Schubladennummer als zusätzliches Feld exportiert würde. Der Datenkranz der DSFinV-K wurde zur Möglichkeit der zusätzlichen Aufnahme systemrelevanter Informationen offengehalten (vgl. Nr. 1.3 der DSFinV-K). Auf die Besonderheit eines gemeinsamen Bargeldbestandes mehrerer einzelner Aufzeichnungssysteme ist in einer Verfahrensdokumentation hinzuweisen. Die Kassensturzfähigkeit kann auch in diesem Fall sichergestellt werden. Zur Ermittlung des Bargeldbestandes, zur Abrechnung und Verwaltung einzelner Schubladen getrennt vom eigentlichen Kassensystem genutzte BackOffice-Systeme fallen nicht zwingend unter § 146a AO. Wenn es sich um vollumfänglich getrennte Systeme handelt, müssen die Daten aus diesem System allerdings im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 AO im Rahmen des Datenzugriffs zur Verfügung gestellt werden können.

Sofern die elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion vollständig und nachvollziehbar (einschließlich vor- oder nachgelagerte Systeme) von anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen, die ausschließlich bargeldlose Zahlungen akzeptieren, getrennt sind, müssen letztere nicht mit einer TSE gesichert werden.

Ein Taxameter gilt dann als „EU-Taxameter“, wenn dieses konformitätsbewertet ist nach Anhang IX der Richtlinie 2014/32/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26.2.2014 zur Harmonisierung der Rechtsvorschriften der Mitgliedstaaten über die Bereitstellung von Messgeräten auf dem Markt (ABI. L 96 vom 29.3.2014, S. 149; L 13 vom 20.1.2016, S. 57), die durch die Richtlinie 2015/13 (ABI. L 3 vom 7.1.2015, S. 42) geändert worden ist (vgl. AEAO zu § 146a Tz. 1.3).

Ja, sowohl elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion als auch EU-Taxameter/Wegstreckenzähler können an ein- und dieselbe TSE angebunden werden.

Es sind die Vorgaben der BSI TR-03153 an die TSE zu beachten. Dies bedeutet insbesondere, dass elektronische Aufzeichnungssysteme (wie EU-Taxameter/ Wegstreckenzähler als auch elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion) jeweils unabhängig von anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen direkt mit der TSE kommunizieren und aufzeichnungspflichtige Daten unmittelbar der TSE zur Absicherung zuführen müssen.

Im Übrigen sind die Vorgaben der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für das jeweilige Aufzeichnungssystem zu beachten (DSFinV-K für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion und DSFinV-TW für EU-Taxameter/Wegstreckenzähler).

Eine Verkürzung der Werte, zum Beispiel des km-Standes auf nur fünf Stellen, ist nicht zulässig. Bezüglich der Darstellung numerischer Werte wird auf die Vorgaben der DSFinV-TW verwiesen.

Beim Back-Office-System handelt es sich grundsätzlich nicht um ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV. Sofern dieses jedoch die Abwicklung und Erfassung von Barzahlungen ermöglicht, unterliegt dieses dem Anwendungsbereich des § 146a AO. Auf die tatsächliche Verwendung dieser Funktion kommt es nicht an.

Dies ist in Nr. 2.1.3 des AEAO zu § 146 sowie Abschnitt 14.5 Absatz 15 Sätze 2 ff. des UStAE definiert.

Laut KassenSichV muss „für jede Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls oder anderen Vorgangs [...] von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue [TSE-] Transaktion gestartet werden.” Bei Reservierungen, Vorbestellungen oder anderen Vereinbarungen über zukünftige Lieferungen oder Dienstleistungen ist im ersten Schritt also zu entscheiden, ob in diesem Rahmen ein Vorgang begonnen werden muss. Eine hinreichende Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem Geschäftsvorfall kommt, ist beispielsweise dann gegeben, wenn aufgrund dieses Schrittes bereits Leistungen vorbereitet werden. Wenn also aufgrund einer Bestellung Ware produziert wird, ist ein Vorgang zu beginnen. Wenn Anzahlungen geleistet werden oder der Rücktritt von der Bestellung bzw. Reservierung zu einer Zahlung führt (z. B. „No-Show“-Gebühr), ist in jedem Fall ein Vorgang zu beginnen. Eine unverbindliche Vorreservierung einer Leistung, die ohnehin erbracht werden wird (z. B. Vorreservierung von Kinokarten, die verfällt, wenn sie nicht bestätigt wird oder auch die Vereinbarung eines Friseurtermins) führt nicht zum Beginn eines Vorgangs. Wenn der aktuelle Bedienvorgang zu einem Vorgangsbeginn im Sinne des AEAO führt, muss in der TSE eine Transaktion gestartet werden, sobald eine relevante Handlung vorliegt. Hierbei kann es sich um den Beginn der Erfassung der Bestellung oder das Scannen von Ware handeln.

Alle Veränderungen müssen nachvollziehbar in Form einer Bestellung abgebildet werden. Die Summe aus der Menge multipliziert mit dem Bruttopreis aller Bestellungen muss dem Gesamtbruttobetrag der entsprechenden Rechnungen entsprechen.

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Bestandsveränderungen über eine Kasse abzubilden. Andere Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Trinkgeld an den Unternehmer sind Teil des Umsatzes und somit zu erfassen. Trinkgeld an Angestellte sind unter dem Aspekt der Kassensturzfähigkeit wichtig, wenn und soweit diese nicht physisch getrennt vom betrieblichen Bargeldbestand aufbewahrt werden. Sofern Trinkgelder in den Geldbestand der Kasse aufgenommen werden, sind Aufzeichnungen hierüber mit einer TSE abzusichern.

Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte werden auf der Internetseite des BSI veröffentlicht: “Zertifizierung nach Technischen Richtlinien” Informationen zu laufenden Zertifizierungsverfahren nach den Technischen Richtlinien werden nicht veröffentlicht.

Für die in der TSE enthaltenen Komponente „Sicherheitsmodul“ wird eine Zertifizierung nach Common Criteria benötigt. Zertifizierte Produkte nach Common Criteria sind auf der Website des BSI gelistet: “Nach Technischen Richtlinien zertifizierte Produkte & Systeme - Aktuelle Zertifikate”

Eine Übersicht über laufende Common Criteria-Zertifizierungsverfahren veröffentlicht das BSI, sofern der Antragsteller der Veröffentlichung zugestimmt hat, unter diesem Link: “Produkte, die sich in Zertifizierung befinden”

Nach Nr. 1.6 des AEAO zu § 146a muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine Gruppe elektronischer Aufzeichnungssysteme bei störungsfreier Verwendung genau einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zugeordnet sein. Im Falle einer Störung darf also auf eine zweite TSE zugegriffen werden.

Nein. Mehrere Kassen können an eine TSE angebunden werden (vgl. Nr. 1.6 AEAO zu § 146a).

Grundsätzlich solange alle Zertifizierungen des BSI und die kryptografischen Zertifikate der TSE gültig sind.

TSEs werden bei der Herstellung nicht personalisiert. Die Zuordnung der TSE zum Anwender erfolgt aktuell ausschließlich über das Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO.

Ja. Wird eine TSE an einen Dritten abgegeben, ist die Außerbetriebnahme innerhalb eines Monats durch den bisherigen Nutzer über das Mitteilungsverfahren anzuzeigen. Außerdem müssen alle Daten der TSE vorher gesichert werden. Der neue Anwender hat außerdem den Stand des Transaktionszählers sowie den Stand des Signaturzählers zu dokumentieren. Es empfiehlt sich eine Dokumentation des Transaktionszähler- und Signaturzähler-Stands im Übertragungsvertrag.

Vgl. Nr. 2.7 des AEAO zu § 146a.

Das hängt vom Typ der TSE ab. Es befinden sich zurzeit neben den lokalen Lösungen auch TSE als Cloud-Lösungen in der Zertifizierung. Für eine Anbindung einer TSE als Cloud-Lösung ist eine ständige Internetverbindung erforderlich.

„Fernverbunden“ ist eine Komponente der TSE - wie etwa bei der Aufteilung SMAERS vs. CSP der TSE -, wenn sie nicht lokal in der operationellen Umgebung des Steuerpflichtigen betrieben wird. Die operationelle Umgebung muss dabei unter der physischen Kontrolle des Steuerpflichtigen sein. Siehe dazu auch Grafik Nr. 2 des BSI Schutzprofils.

Über die ID 1 – 4 sind immer die jeweils geltenden Steuersätze abzubilden. Historische Steuersätze (z. B. 19 Prozent und 7 Prozent für den Zeitraum 1. Juli bis 31. Dezember 2020) sind über die ID 11 und 21 (allgemeiner Steuersatz) oder 12 und 22 (ermäßigter Steuersatz) abzubilden (vgl. Tz. 3.2.6 der DSFinV-K 2.2).

Welche Vorgänge verpflichtend über die TSE abzusichern sind, ergibt sich aus Nr. 1.10 und 1.11 des AEAO zu § 146a. Ein darüberhinausgehender Umfang ist möglich.

Nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle werden entweder als Bestellungen in eigenen Transaktionen oder als „andere Vorgänge“ abgesichert, die in der DSFinV-K über den Abrechnungskreis oder eine Referenzierung miteinander verknüpft sind.

Sofern die langanhaltenden Bestellvorgänge mit der Transaktion „Bestellung“ abgesichert wurden, bekommt jede Rechnung den Zeitpunkt als Startzeit zu dem die Transaktion „Kassenbeleg“ begonnen wird. Werden z. B. mehrere Rechnungen für einen Tisch zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt, so erhält die jeweilige Rechnung die Startzeit des Zeitpunkts zu dem die jeweilige Transaktion „Kassenbeleg“ begonnen wird. Zusätzlich ist auf den Bon der Startzeitpunkt der ersten Bestellung in Klarschrift aufzudrucken (siehe Nr. 2.7 sowie Anlage H, Folie 5, der DSFinV-K).

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Darstellung der Preise:

• Nutzung verschiedener Artikel mit unterschiedlichen Preisen
• Darstellung eines Grundpreises in der Datei Bonkopf.csv und anschließender Rabattzeilen mit negativen Beträgen
• Darstellung des sich letztendlich ergebenden Preises in der Bonkopf.csv und eine Erläuterung der Berechnung des letztendlichen Preises über die Datei Bonkopf_Preisfindung.csv

Jeder in der DSFinV-K zugelassene ZAHLART_TYP beschreibt entweder reales Geld oder E-Geld. Beim ZAHLART_TYP „Guthabenkarte“ stellt die DSFinV-K auf die „RICHTLINIE 2009/110/EG DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES“ ab. Folgende Punkte sind Voraussetzung für die Nutzung des ZAHLART_Typs „Guthabenkarte“:

• Die Guthabenkarte wird mit e-Geld an Kassen oder Automaten aufgewertet (aufgeladen).
• Die Guthabenkarte im Sinne der DSFinV-K muss von einem E-Geld-Emittenten im Sinne der E-Geld-Richtlinie (s. o.) herausgegeben werden.
• Die Guthabenkarte wird genutzt, um Zahlungsvorgänge durchzuführen.
• Die Guthabenkarte wird von weiteren natürlichen oder juristischen Personen als Zahlungsmittel akzeptiert.

Werden aufladbare Kundenkarten, mit denen keine E-Geldzahlungen möglich sind, lediglich vom Emittenten (herausgebenden Unternehmen) für den Zahlungsvorgang akzeptiert, so sind diese analog zu den DSFinV-K-Regeln für Gutscheine abzubilden. Sie stellen somit keinen ZAHLART_TYP dar, sondern sind im Rahmen von Geschäftsvorfall-Typen abzubilden. Möglich sind folgende GV_TYPen:

• MehrzweckgutscheinKauf,
• MehrzweckgutscheinEinloesung,
• EinzweckgutscheinKauf,
• EinzweckgutscheinEinloesung (vgl. Nr. 4.1.3 der DSFinV-K).

Personenbezogene Kundenkarten (z. B. Flottenkarten bei Tankstellen) hingegen können über Forderungsentstehung und -auflösung abzubilden sein.

Der Begriff der „EC-Karte“ in der DSFinV-K steht für „Debit-Karten“, also z. B. girocard, Maestro, VPay.

Erfolgt die Erfassung des „Warenkorbes“ durch ein gesondertes System und das Aufzeichnungssystem übernimmt die Daten, z. B. über einen ScanCode, so müssen nur die Aufzeichnungen des Systems mit einer TSE geschützt werden, das die Bezahlung ermöglicht. In einem solchen Fall wäre das die jeweilige Kasse, an der die Bezahlung vorgenommen wird.

Die Reihenfolge der Felder ist nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die index.xml den Aufbau der csv-Dateien richtig beschreibt. Für die spätere Auswertung in der Revisionssoftware der Finanzverwaltung (IDEA) wäre es wünschenswert, mindestens die Schlüsselfelder am Anfang der Dateien darzustellen. Maßgebend für die Musterdatei index.xml (Veröffentlichung auf der Internetseite des BZSt) sind die Reihenfolgen in der Tz. 3 der DSFinV-K. Der Anhang E zur DSFinV-K dient nur der Erläuterung.

Die Beispiele in Anhang H illustrieren lediglich die im Anwendungserlass definierten Vereinfachungen zu den unterschiedlichen Fallgestaltungen. Dabei werden Start-, Update- und FinishTransaction dargestellt, da jeder dieser Absicherungsschritte im schematischen Ablauf zu betrachten ist. Im Anhang I geht es ausschließlich um die Definition von processType und processData. Beim processType „Kassenbeleg“ kann es kein UpdateTransaction geben, da sich die processData erst mit dem Abschluss des Kassenbeleges ergeben. Bei den processTypes „SonstigerVorgang“ und „Bestellung“ könnten auch UpdateTransaction möglich sein.

Ja. Im Gesetz wird die „Bonpflicht“ als Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) bezeichnet. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Belegausgabepflicht gilt auch für Registrierkassen, die der Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO unterliegen. Die Belege dieser Registrierkassen müssen nicht den Anforderungen des § 6 KassenSichV entsprechen.

Eine Befreiung kommt nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die mit der Belegausgabepflicht entstehenden Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte im Sinne des § 148 AO dar (Nr. 2.5.9 des AEAO zu § 146a). Nach § 6 KassenSichV kann ein Beleg auch in elektronischer Form ausgegeben werden.

Nein.

Ein elektronischer Beleg muss inhaltlich den Anforderungen eines Papierbelegs entsprechen.

Vor Bereitstellung des Belegs muss die Transaktion abgeschlossen sein. Da der elektronische Kassenbeleg erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt wird, ist die Belegausgabepflicht erfüllt.

Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch (z. B. PDF) erstellt und dem Kunden angeboten werden. Möchte der Kunde den Beleg nicht mitnehmen, kann dieser vernichtet werden.

Nein.

Ein QR-Code ist aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er kann aber freiwillig zur leichteren Prüfbarkeit auf Belegen, die der Abwicklung von Geschäftsvorfällen dienen, abgebildet werden. Auf sogenannte Küchenbons oder Eigenbelegen ist eine Abbildung ebenfalls nicht erforderlich.

Ja. Es gibt keine Vorgaben für den genauen Weg, auf dem die Daten zur Verfügung gestellt werden müssen. Die Daten müssen im Falle einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau in dem in der BSI-TR-03151 spezifizierten TAR-Format übergeben werden.

Ja. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engen zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung gestellt werden können.

Im Fall eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus einem Produktivsystem darf von einer Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software nur dann abgesehen werden, wenn eine maschinelle Auswertbarkeit der Daten nebst Stammdaten und Verknüpfungen durch das neue oder ein anderes System uneingeschränkt gewährleistet ist. Für die TSE- und DSFinV-K-Daten ist die Auswertbarkeit im Rahmen einer Datenträgerüberlassung (sogenannter Z-3-Zugriff) schon durch deren Struktur gegeben. Andere aufbewahrungspflichtige Daten (also Daten, die Geschäftsvorfälle dokumentieren oder für deren Verständnis sie erforderlich sind), sind in geeigneter Form zu archivieren. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können nicht mehr benötigte Kassensysteme und TSEs grundsätzlich z. B. vernichtet, verkauft oder an den Leasinggeber bzw. Vermieter zurückgegeben werden. Diese Außerbetriebnahme ist über das Mitteilungsverfahren mitzuteilen. Die gesetzliche Änderung hinsichtlich des Datenzugriffs gemäß § 147 Abs. 6 S. 6 AO ab dem 1. Januar 2020 ist zu beachten (sh. Rz. 142 und Rz. 164 der GoBD).

Es muss sichergestellt werden, dass die Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammen­hang zur Verfügung gestellt werden können. Dies gilt auch für den Fall, dass eine Cloud-TSE eingesetzt wird. Die Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems müssen im Format der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Daten eines komplexen Softwaresystems, die nicht unter die DSFinV-K fallen (z. B. Warenwirtschaft), sind in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen. Dabei muss das Einlesen der Daten ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. Die Daten der TSE müssen im Export-Format der TSE übergeben werden. Welche Daten bei einer Außenprüfung oder Nachschau bereitgestellt werden müssen, hat der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden.

Siehe Nr. 2.7 des AEAO zu § 146a.

Siehe AEAO zu § 146 und Nr. 2.7 des AEAO zu § 146a.

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt. Die Mitteilung kann wie folgt an die Finanzbehörde übermittelt werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular "Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERIC-Schnittstelle.

Es gelten die gleichen Regeln wie bei Kauf, Leasing, Miete o. ä. Der Entleiher hat seine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gegenüber der Finanzbehörde zu erfüllen.

Am 1. Juli 2025 nicht mehr vorhandene Systeme fallen nicht unter die Mitteilungspflicht des § 146a Absatz 4 AO. Relevant sind die aktuellen Systeme zum Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit. Hierzu gehören jedoch auch die Daten nach § 146a Absatz 4 Satz 1 Nummer 7 AO.

Unabhängig von der Mitteilungsverpflichtung sind Informationen zu den im Betrieb eingesetzten Datenverarbeitungssystemen für die Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen in der Regel erforderlich und daher als Bestandteil der erfahrensdokumentation vorzuhalten (Rz. 145 bis 155 des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 (BStBl I 2019, S. 1269) geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I 2024, S. 374)).

Die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig.

Eine Ausnahme kann gelten, sofern die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO als Teil der Verfahrensdokumentation nach Rz. 151 ff der GoBD verwendet wird. In diesem Fall ist sie gemäß § 147 Absatz 1 Nummer 1 AO in Verbindung mit § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufzubewahren.

Mitteilungspflichtig ist diejenige (juristische) Person unter ihrer ertragsteuerlichen Steuernummer, die die mitzuteilenden elektronischen Aufzeichnungssysteme verwendet. Eine Organschaft hat auf die Mitteilungspflicht keine Auswirkungen.

Nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 i.V.m. Abs. 6 AO ist das eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 25.000 Euro Bußgeld belegt ist. Das Bußgeld kann unabhängig davon, ob es tatsächlich eine Manipulation oder Steuerverkürzung gegeben hat, verhängt werden.

Ein Inverkehrbringen (und sogar Bewerben) von Systemen, die nicht den Anforderungen des § 146a AO entsprechen, ist nach § 379 Absatz 1 Satz 1 Nr. 6 i. V .m. Absatz 6 AO eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann. Den Anforderungen des § 146a AO entspricht ein System, wenn es über eine Anbindungsmöglichkeit an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügt. Nach Nr. 11.2 des Anwendungserlasses zu § 146a AO können elektronische Aufzeichnungssysteme mit Anbindungsmöglichkeit an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung unabhängig voneinander beworben oder In-Verkehr gebracht werden. Kassen, die bauartbedingt (z. B. aufgrund fehlender Schnittstellen) keine TSE anbinden können, dürfen ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in Verkehr gebracht werden.

Diese Geräte dürfen seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr vertrieben oder beworben werden. Dies gilt auch für gebrauchte Geräte. Da sie in diesem Fall vom Steuerpflichtigen nach dem 1. Januar 2020 angeschafft werden, gilt die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO nicht. Die Geräte dürften also nicht genutzt werden.

Eine Kasse ohne entsprechende TSE-Anbindungsmöglichkeit darf ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr in den Verkehr gebracht werden. Wenn eine TSE-Anbindungsmöglichkeit besteht, der Steuerpflichtige diese aber nicht nutzt, ist das nicht das Risiko des Herstellers. Verantwortlich für den ordnungsgemäßen Einsatz der TSE ist der Steuerpflichtige (vgl. Tz. 21 der GoBD).

Die steuerlichen Folgen aus etwaigen Verstößen gegen die Verpflichtungen des § 146a AO werden grundsätzlich beim steuerpflichtigen Unternehmen gezogen. Ob darüber hinaus haftungsrechtliche bzw. bußgeld- oder strafrechtliche Folgerungen bei der jeweils handelnden Person getroffen werden können, hängt von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, wie z. B. bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit des Handelnden.