1. Warum wird die verpflichtende E‑Rechnung eingeführt?

Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

Für die Rechnungsaussteller und ‑empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotentiale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

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2. Wie ändern sich die Regelungen zu elektronischen Rechnungen?

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E‑Mail versandtes einfaches PDF‑Dokument.

Ab dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF‑Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen ab dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine E‑Rechnung ausstellen müssen (siehe hierzu Frage 11).

Zum Empfang einer E‑Rechnung siehe Frage 12.

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3. Was ist ein „inländisches Unternehmen“?

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

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4. Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht

• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)¹,
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G‑Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E‑Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Weitere Informationen zu Thema E‑Rechnung an den Bund finden Sie auf der Internetseite www.e-rechnung-bund.de, die vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur Verfügung gestellt werden.

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5. Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung?

Vereine können sowohl eine nichtunternehmerische als auch eine unternehmerische Tätigkeit ausüben. Soweit der Verein unternehmerisch tätig ist, sind die allgemeinen Regelungen für die verpflichtende E‑Rechnung anzuwenden. Das bedeutet: Der Verein muss dann E‑Rechnungen empfangen können. Darüber hinaus muss der Verein selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der unter Frage 4 genannten Ausnahmen vorliegt oder die Übergangsfristen (siehe Frage 11) genutzt werden.

Betreffen Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins, muss der Verein weder E-Rechnungen empfangen können noch selbst E‑Rechnungen ausstellen. Zwar besteht auch für Umsätze an eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (also z. B. an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung. Diese kann aber auch als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

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6. Brauchen Unternehmen eine Leitweg‑ID?

Für die Erstellung von E‑Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg‑ID benötigt.

Eine Leitweg‑ID ist nur erforderlich, wenn eine E‑Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannte B2G‑Bereich, siehe auch Frage 4). Diese ermöglicht eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E‑Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber. Einzelheiten zur Leitweg‑ID, insbesondere auch zu deren Beantragung, finden Sie auch unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.

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7. Welche Formate sind für eine E-Rechnung zulässig?

Eine E-Rechnung liegt insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt (siehe dazu auch Frage 15).

Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC‑WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.

Weiterhin kann das Format einer E-Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung für eine solche Vereinbarung ist, dass das verwendete Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, können dadurch z. B. EDI-Verfahren wie EDIFACT weiter für E-Rechnungen genutzt werden.

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8. Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?

Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht. Daher kommen z. B. der Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes, die Übergabe z. B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden.

Allerdings muss ein Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Postfach aus.

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9. In welchem Umfang muss eine E‑Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen?

Aus der Definition, dass eine E‑Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich keine weitergehenden Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen, als dies ohnehin schon durch die Regelungen zur Aufbewahrung erforderlich ist (siehe hierzu Frage 13). Er kann durch eine elektronische Verarbeitung die Chancen der Digitalisierung nutzen, ist dazu aber nicht verpflichtet.

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10. Müssen E‑Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?

Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers in einem Baumarkt eine E‑Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.

Es bietet sich in derartigen Fällen gegebenenfalls an, dass zunächst vor Ort eine sonstige Rechnung (z. B. in Form eines Kassenbelegs) ausgestellt wird, die nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Die E‑Mail‑Adresse des Rechnungsempfängers kann bei Leistungserbringung erfragt und später eine E‑Rechnung per E‑Mail versandt werden. Den Beteiligten steht allerdings frei, die für sie optimale Lösung zu wählen.

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11. Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer E‑Rechnung?

In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E‑Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Hintergrund ist, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.

Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Schließlich kann ein EDI‑Verfahren, das nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E‑Rechnung erfüllt, noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden.

Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Auch wenn die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen dem Rechnungsaussteller zusteht, ermöglichen es diese Regelungen auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der zunächst z. B. noch Papierrechnungen ausstellt.

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12. Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E‑Rechnungen?

Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen (siehe hierzu Frage 3) die Notwendigkeit, eine E‑Rechnung empfangen zu können. Das gesetzgeberische Ziel (siehe hierzu Frage 1) kann nur bei einer möglichst flächendeckenden Verwendung der E‑Rechnung erreicht werden. Es sind keine Ausnahmen vorgesehen, da solche immer auch zu Abgrenzungsproblemen und damit einer Verkomplizierung des Steuerrechts führen.

Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen (siehe Frage 4), müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E‑Mail‑Postfach (vergleiche Frage 8).

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13. Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E‑Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Ergänzend wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024, BStBl I S. 374, zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hingewiesen.

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14. Wie kann eine E‑Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden?

Spätestens ab dem 1. Januar 2025 sollen Steuerpflichtige auf Anforderung (z. B. für das Veranlagungsverfahren) E‑Rechnungen über ELSTER an die Finanzverwaltung einreichen können.

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15. Wohin kann ich mich bei Fragen zur Norm EN 16931 wenden oder Hinweise für deren Überarbeitung melden?

Die Formatvorgaben für die E‑Rechnung beruhen auf unionsrechtlichen Vorgaben. Diese wurden ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G‑Bereich) erarbeitet. Ihre Vorgaben wurden von dem Europäischen Komitee für Normung (Comité Européen de Normalisation – CEN) mit der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt. Die Vorgaben gelten nunmehr auch für den B2B‑Bereich.

Die Normenreihe EN 16931 ist bereits heute geeignet, um die meisten Geschäftsvorfälle auch im B2B‑Bereich darzustellen. Sie wird zudem laufend weiterentwickelt.

Trotzdem kann es dazu kommen, dass spezielle Geschäftsvorfälle noch nicht umfassend abgebildet werden können. Wenn Hinweise für eine Weiterentwicklung der Normenreihe erforderlich sein sollten, können diese an den DIN‑Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) gerichtet werden. Diese Hinweise können über die Wirtschaftsverbände erfolgen.