Anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit können dem Steuerpflichtigen als Aufwendungen Reisekosten entstehen. Bis einschließlich 2013 liegt eine Auswärtstätigkeit vor, wenn der Steuerpflichtige außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Innerhalb desselben Dienstverhältnisses kann der Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Arbeitsstätte haben. Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Dann hat der Steuerpflichtige gar keine regelmäßige Arbeitsstätte. Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Sie ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer typischerweise seine geschuldete Arbeitsleistung schwerpunktmäßig zu erbringen hat. Ab 2014 liegt eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Erste Tätigkeitsstätte ist dabei die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
Zu den Reisekosten gehören neben den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten auch die Verpflegungsmehraufwendungen. Verpflegungsmehraufwendungen können in Höhe der gesetzlichen Pauschalen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Ein Einzelnachweis zur Berücksichtigung höherer Aufwendungen ist nicht möglich. Für die Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandstätigkeiten gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesministerium der Finanzen im Bundessteuerblatt veröffentlicht werden. Für die im BMF-Schreiben nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Der Pauschbetrag bestimmt sich nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, oder falls dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.
Bis zum 31. Dezember 2013 können als abzugsfähige Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Inland für jeden Kalendertag, an dem die Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit - vorliegen, folgende Pauschbeträge pro Kalendertag angesetzt werden:
Für die Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte maßgebend. Sucht der Arbeitnehmer vor Beginn oder am Ende seiner Auswärtstätigkeit den Betrieb des Arbeitgebers auf und begründet dort keine regelmäßige Arbeitsstätte, beginnt oder endet die Auswärtstätigkeit an der Wohnung.
Ab 2014 ist bei eintägigen Auswärtstätigkeiten im Inland ohne Übernachtung bei einer Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden eine Verpflegungspauschale in Höhe von 12 Euro als Werbungskosten abziehbar. Bei einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung kann für den An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitsdauer eine Verpflegungspauschale von 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt werden. An den Zwischentagen, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, ist eine Verpflegungspauschale von 24 Euro anzusetzen. Eine Pauschale von 12 Euro ist auch zu berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer seine auswärtige berufliche Tätigkeit an zwei Kalendertagen über Nacht ausübt, dabei nicht übernachtet und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Verpflegungspauschale von 12 Euro ist in diesen Fällen dann für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.
Für berufliche Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten ab 2014 länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden mit 120 % sowie für den An- und Abreisetag sowie bei eintägigen auswärtigen Tätigkeiten mit einer Mindestabwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden mit 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgesetzt werden. Dabei bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt dieser Ort im Inland, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgebend.
Der Abzug von Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt.