Zur Durchführung des Datenschutzes in der Bundesverwaltung haben öffentliche Stellen (Behörden) u.a. ein Verzeichnis der Verfahren automatisierter Verarbeitungen personenbezogener Daten zu führen. Den Datenschutzbeauftragten sind Angaben zu diesen Verfahren und über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen. 

Das Verfahrensverzeichnis enthält u.a. Angaben zum Verfahren, zu Verantwortlichkeiten, der Rechtsgrundlage und zu den Stellen, die das Verfahren nutzen. 

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) kann jederzeit Auskunft über bestehende Verfahren verlangen.

Die Erstellung und Führung des Verfahrensverzeichnisses wird in der Bundesfinanzverwaltung (BFV) mit der Datenschutzanwendung (Datscha) unterstützt. Bundesweit werden die dazu erforderlichen Daten in einer zentralen Datenbank von den verantwortlichen Stellen vor Ort erfasst und verwaltet. 

Durch ein differenziertes Rollenkonzept wird der Zugriff auf diese Datenbank gesteuert: 

  • Die zentrale Rolle ORG wird von der verantwortlichen Stelle wahrgenommen. Mit ihr werden das Verfahrensverzeichnis geführt und Benutzer, Liegenschaften und Organisationseinheiten verwaltet.
  • Behördliche Datenschutzbeauftragte (DSB) greifen lesend auf die in ihrer Zuständigkeit geführten Eintragungen zu.
  • Stammdatenverantwortliche (VST) erfassen und aktualisieren Stammdaten für zentrale Verfahren, die an mehreren Dienststellen genutzt werden.
  • Verfahrensverantwortliche der Dienststelle (VDS) lesen, bearbeiten (und löschen) die Eintragungen.
  • Benutzer mit der Rolle INFO greifen nur lesend zu und können Berichte und Auswertungen zu Verfahren ihrer Dienststelle aufrufen.

Datscha stellt eine systematische und einheitliche Führung des Verfahrensverzeichnisses sicher und bringt aus verwaltungsökonomischer Sicht deutliche Vereinfachungen: 

  • Die im Sinne des Datenschutzes notwendige Aktualität und Vollständigkeit des Verfahrensverzeichnisses wird durch einfache Handhabung sichergestellt.
  • Die Inhalte des Verfahrensverzeichnisses sind für den gesamten Geschäftsbereich einheitlich und entsprechen den Vorgaben der DSGVO und des BDSG.
  • An die Datenschutzbeauftragten gerichtete Auskunftsersuchen der BfDI oder anderer Berechtigter können zeitnah erledigt werden. 

Datscha wurde mit kostenfreien Software-Produkten selbst programmiert. Durch benutzerfreundliche Darstellung und Bereitstellung von Hilfetexten ist das Verfahren selbsterklärend und bedarf grundsätzlich keiner Anwenderschulung. 

Nach dem Prinzip „Einer für Alle“ besteht für andere Behörden die Möglichkeit eines Hostings der Webanwendung Datscha über das ITZBund.

Kontakt im BMF:

Referat Datenschutz

Tel.: 03018 682-3208