Navigation

zur Suche

Sie sind hier:

15.01.2024

Unsere Arbeitsweise: Gemeinsam. Einfach. Machen.

Unsere Arbeitsweise steht unter dem Motto „Verwaltung. Gemeinsam. Einfach. Machen“. Wir verwenden nutzerzentrierte Prozesse und Methoden des agilen Projektmanagements und nutzen Methoden des Design Thinking, um innovative Lösungen zu entwickeln.

Mehrere Personen während eines Workshops (stehend, schauen auf großen Bildschirm) BildVergroessern
Quelle:  Bundesministerium der Finanzen / Photothek

Unsere Grundlage: Der Digitalcheck

Seit dem 1. Januar 2023 wird jedes neue Gesetz in der Entwurfsphase einem Digitalcheck unterzogen. Sein Ziel ist es, sicherzustellen, dass Gesetze nutzendenfreundlich und digitalfreundlich entwickelt und beschlossen werden. Beispielsweise entspricht ein Gesetz, das bei einer Antragstellung die persönliche Anwesenheit einer Person erfordert, nicht den Anforderungen einer nutzerfreundlichen und digitalen Gesetzgebung.

Die Erfüllung des Digitalchecks erfordert die ressortübergreifende und interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Akteuren aus Bund, Ländern und Kommunen. Mit dem Wissen, das wir in unserem Netzwerk sammeln, können wir für den Entwurf digitaltauglicher Gesetze Input mit Praxisfokus liefern. Expertinnen und Experten sowie am Vollzug beteiligte Praktikerinnen und Praktiker werden stets einbezogen.

Um digitale Lösungen für Verwaltungsleistungen und die dafür erforderlichen digitaltauglichen Gesetze nutzendenzentriert zu entwickeln und zu gestalten, binden wir betroffene Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen eng mit ein. Nur wenn die Wirkungen von Gesetzen und Verwaltungsleistungen auch ankommen, stiften sie tatsächlich auch den beabsichtigten Nutzen.

Weitere Informationen zum Digitalcheck für Gesetze finden Sie auf der Informationsseite des BMI.

Warum ist der Digitalcheck für uns wichtig?

  • Unsere Arbeit befindet sich an der Schnittstelle zwischen Recht, IT und Verwaltungsprozessen.
  • Unsere Arbeit zielt auf digitale nutzendenzentrierte Lösungen ab, die Verwaltungsmitarbeitende sowie Bürgerinnen und Bürger entlasten.
  • Wir legen mit Once-Only den Grundstein für weitere digitaltaugliche Projekte.

Zum Seitenanfang

Prinzipien unserer Arbeitsweise

Unsere Arbeitsweise ist gekennzeichnet durch Zusammenarbeit auf Augenhöhe, durch einen offenen Austausch von Erfahrungen, durch aktives Zuhören und durch Weiterentwicklung der Anwendungsfälle. Dies tun wir aktiv, etwa durch unsere Netzwerk-Workshops, aber auch durch die Einbeziehung möglichst vieler Perspektiven bei der Erarbeitung unserer Ergebnisse.

Zum Seitenanfang

Ressortübergreifende Zusammenarbeit

Wir schaffen Formate, um ressort- und ebenenübergreifend zu arbeiten und erreichen damit ein Ziel des Koalitionsvertrages. Unser Netzwerk umfasst Akteure auf Bundesebene, Landesebene und kommunaler Ebene. Über 40 Behörden und Ministerien waren und sind innerhalb des Netzwerks aktiv. Dies zeigt, dass der Bedarf an Lösungen zur Datennachnutzung anderer Behörden und zur Vereinfachung von Verwaltungsprozessen zur Leistungserbringung öffentlicher Verwaltungen weit verbreitet ist.

GovLabDE unterstützt unsere ressort- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit im Netzwerk. Dabei verfolgt GovLabDE die Vision, innovative Projekte zwischen Behörden kollaborativ voranzutreiben. Dazu werden organisatorische Hürden abgebaut sowie notwendige Infrastruktur und Methoden- und Fachkompetenzen bereitgestellt. Ziel ist es insbesondere in komplexen, themenübergreifenden Fragestellungen die Handlungsfähigkeit, Flexibilität und Krisenresilienz des Staates zu stärken.

  • Ressort- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit bringt unterschiedliche Interessen zusammen, baut Vorbehalte ab und überwindet Silodenken.
  • Wir fördern eine aktive Lern- und Fehlerkultur sowie die Reduktion von Konkurrenzdenken.
  • Durch Transparenz, Wissensaustausch, Feedbackeinholung und Schnittmengen zu anderen Projekten lernen wir voneinander.
  • Dieses gezielte Erschließen von Wissen, Kreativität und Erfahrung ermöglicht es uns, evidenzbasiert Anwendungsfälle praktisch umzusetzen.

Zum Seitenanfang

Nutzendenzentrierung

Nutzendenzentrierung erlaubt uns, Probleme aus der Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer zu betrachten. Ziel ist, verständliche und an der Praxis orientierte Ergebnisse zu erarbeiten. Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist das regelmäßige Feedback von Nutzerinnen und Nutzern, die täglich mit den Ergebnissen unserer Arbeit konfrontiert werden.

Welche Vorteile bringt Nutzendenzentrierung?

  • Besseres Verständnis der Nutzerbedürfnisse
  • Frühere Erkennung und Beseitigung von Mängeln und Problemen durch möglichst frühe Einholung von Feedback
  • Transparenz über die Entwicklung von Lösungen

Design Thinking

Design Thinking ist eine Technik, die Probleme und mögliche Lösungen aus der Nutzendenperspektive angeht.

Warum nutzen wir Design Thinking?

  • Probleme und Herausforderungen der Nutzerinnen und Nutzer aus dem Alltag sehen und konkret angehen
  • Schnell auf Änderungen reagieren
  • Interdisziplinäre Zusammenarbeit fördern
  • Kreativität, Motivation und Begeisterung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer steigern

Wie sehen unsere konkreten Design Sprints aus?

  • Kleine, heterogene Teams aus vier bis sechs Personen der relevanten Fachbereiche
  • Iteratives Vorgehen der sechs Phasen:
    • Verstehen
    • Beobachten
    • Standpunkt definieren
    • Ideen finden
    • Prototypen entwickeln
    • Testen

Fünf Personen (stehen in einem Kreis) in einem Workshop; hinter ihnen beschriebene Tafeln bzw. Blätter BildVergroessern
Quelle:  Bundesministerium der Finanzen

LEGO® Serious Play (LSP)

LEGO® Serious Play ist eine kreative Methode, die die Verwendung von LEGO®-Steinen zur Förderung des Verständnisses von Teamarbeit, Kommunikation, Strategie und Problemlösung ermöglicht.

Was sind die Vorteile von LEGO® Serious Play?

  • Kreative Problemlösung durch die Möglichkeit der Darstellung von Ideen und Konzepten in anschaulichen Lego®-Modellen
  • Besseres Verständnis von komplexen Ideen und Konzepten durch die Verbildlichung des gesprochenen Wortes
  • Verbesserte Kommunikation durch den LSP-Leitprozess: Bauen, Teilen, Reflektieren
  • Förderung der Team- und Zusammenarbeit, da jede und jeder Teilnehmende einen Beitrag zum Gesamtergebnis leistet. Eine Hierarchie gibt es im LSP-Prozess nicht.

Wie sehen unsere LEGO® Serious Play-Workshops aus?

  • Eröffnen des Problemraums mithilfe von divergenten Denkmethoden
  • Skills-Building durch Warm-up, metaphorisches Denken & Story-Telling
  • Erstellung von Einzelmodellen zu der Leitfrage
  • Zusammenführen der Einzelmodelle in ein Gruppenmodell
  • „Ampel-Abstimmung“ über das Verständnis zum Gruppenmodell: Grün = 100 Prozent Zustimmung; Gelb = Zustimmung, allerdings nicht zu 100 Prozent; Rot = nicht einverstanden

Beispiel von Lego® Serious Play in unserem Visionsworkshop Semantische Interoperabilität (SIO)

Ausgangsfragestellung des Workshops

  • Unterschiedliches Verständnis über die SIO-Vision
  • Fehlendes Scope für die SIO-Vision

Vorgehen

Das Vorgehen entspricht dem Ablauf des LSP-Prozesses:

  1. Ausführliches Skills-Building: Metaphorisches Denken & Story-Telling
  2. Erstellung von Einzelmodellen zur Vision von SIO
  3. Zusammenführen zu einem Gruppenmodell
  4. Ampel-Abstimmung über das Verständnis zum finalen Gruppenmodell
  5. Videodokumentation mit Beschreibung des Gruppenmodells

Modelle aus Legosteinen BildVergroessern
Quelle:  Bundesministerium der Finanzen

Ergebnisse

  • Die gemeinsame, akzeptierte Vision von SIO als Gruppenmodell
  • Bild- und Videodokumentation des Modells zur weiteren Vertiefung
  • Schaffung einer visionären Grundlage, die als Basis für die Weiterentwicklung der Vision von SIO dient

Mehr über unser Projekt zur Semantische Interoperabilität erfahren Sie auf dieser Seite.

Zum Seitenanfang

Anwendungsfälle Daten zum Einkommen

  • Praktische Lösungen entwickeln wir iterativ in agilen Formaten.
  • Ziel eines Anwendungsfalles ist es, Daten zum Einkommen auszutauschen, die für Verwaltungsleistungen relevant sind, und zwar zwischen mindestens einer Behörde, die solche Daten erhoben hat, und einer Behörde, die die erhobenen Daten weiternutzen möchte.
  • Damit reduzieren wir Aufwand, der für Bürgerinnen, Bürger oder Unternehmen bei der Datenangabe im Echtbetrieb entsteht.
  • Anhand der Anwendungsfälle leiten wir ein Vorgehensmodell für die Lösung der rechtlichen, semantischen und technischen Faktoren ab.
  • Die Erfolge und Erkenntnisse von Anwendungsfällen machen wir für das ganze Netzwerk sichtbar.

Beispiel: Anwendungsfall Spenden-App

Herausforderung

  • 50 Millionen Spendenquittungen werden jährlich gedruckt, dies entspricht circa 1.300 gefällten Bäumen
  • Die Frage im Raum: Geht das nicht auch digital und einfacher?

Ziel

  • Konzeption und Implementierung einer fertigen, nutzerfreundlichen digitalen Spenden-App

Vorgehen

  • Design Sprints mit verschiedenen Akteuren (Entwicklerinnen und Entwickler, Nutzerinnen und Nutzer, Juristinnen und Juristen…) im Sinne des Digitalchecks
  • Kurze Feedbackschleifen, um Änderungen und neue Sichtweisen direkt zu berücksichtigen
  • Von den Erfahrungen anderer lernen

Ergebnisse und Ziele

  • Schnittstellen zwischen Digitalisierung und Recht wurden aufgezeigt und werden weiter behandelt

Zum Seitenanfang

Netzwerk-Workshops

Mehrere Personen in einem Workshop BildVergroessern
Quelle:  Bundesministerium der Finanzen

Es finden häufige Workshops statt, in denen sich das Netzwerk austauscht. Hier geht es insbesondere darum

  • Zwischenergebnisse zu präsentieren und Feedback einzuholen und
  • interdisziplinäre Perspektiven zu den fachlichen, rechtlichen und technischen Herausforderungen des digitalen Datenaustauschs und zur Nachnutzung von Verwaltungsdaten zu diskutieren.

Zusätzlich zu unseren Workshops führen wir Experteninterviews mit einer Vielzahl von Verwaltungsakteuren. Die Expertise aus weit über einhundert Interviews mit Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern aus mehr als fünfzig Organisationen der Verwaltung, der Privatwirtschaft oder der Wissenschaft nutzen wir. Diskussionspunkte reichen von Datenmanagement und digitaltauglichem Recht bis zu der Digitalisierung der Verwaltung und agilem Arbeiten. Auch mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmensvertretern sprechen wir, um ihre Bedürfnisse zu erfassen, um passgenaue Lösungsideen entlang der Nutzerinnen und Nutzer entwickeln zu können. Das Fachwissen und die Kenntnisse machen wir für alle Beteiligten verfügbar und nutzbar.

Zum Seitenanfang

Ihr aktiver Beitrag

Gestalten Sie die Umsetzung des Once-Only-Prinzips mit uns mit! Wir freuen uns auf Ihren aktiven Beitrag: Nehmen Sie an unseren Netzwerk-Workshops teil oder entwickeln Sie zusammen mit uns Lösungen für Ihre Verwaltungsleistung. Unsere Netzwerk-Workshops finden regelmäßig statt. Die nächsten Termine finden Sie hier.

Ansprechpartnerin
RDin Kathleen Jennrich
Bundesministerium der Finanzen
Referat IV A 5 – Digitaltaugliches Recht, Once-Only, Interoperabilität
E-Mail: once-only@bmf.bund.de
Telefon.: + 49 30 18 682 3399

Themenbezogene Inhalte

Mehr zum Netzwerk Once-Only 

Übersicht

Unser Netzwerk denkt und gestaltet Verwaltungsprozesse für Bund, Länder und Kommunen neu. Damit Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen ihre Daten für Verwaltungsleistungen nur noch einmal angeben müssen.

Mehr erfahren : Übersicht

Projektergebnisse

Das erste Projekt des Once-Only-Netzwerks: Bürgerinnen und Bürger sollen Daten zum Einkommen nur einmal angeben müssen. Hier erfahren Sie mehr zu den Herausforderungen und Optimierungsansätzen.

Mehr erfahren : Projektergebnisse

Veranstaltungen

Wir bieten Workshops, Arbeitsgruppentreffen und Veranstaltungen an. Aktuelle Termine finden Sie in unserem Veranstaltungskalender.

Mehr erfahren : Veranstaltungen

Semantische Interoperabilität

Einen weiteren Baustein im Kontext von Once-Only stellt die semantische Interoperabilität dar.

Mehr erfahren : Semantische Interoperabilität