- Die stufenweise Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist am 24. Oktober 2024 gestartet. Die W-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) an alle in Deutschland wirtschaftlich Tätigen vergeben. Die Einführungsphase soll im Jahr 2026 abgeschlossen sein. Die Angabe der W-IdNr. in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der Einführungsphase optional. Wirtschaftlich Tätige können bis auf Weiteres wie gewohnt die Steuernummer verwenden.
- Die Einführung der W-IdNr. ist ein bedeutender Schritt zur Verwaltungsvereinfachung in Deutschland. Sie wird im Unterschied zur aktuellen Steuernummernsystematik bundesweit einheitlich vergeben, was den bürokratischen Aufwand in Zukunft erheblich reduzieren soll. Alle Verfahrensbeteiligten sollen von einem zentralen, klar strukturierten Ordnungskriterium profitieren, das den administrativen Alltag erleichtert.
- Die bundesweit einheitliche W-IdNr. dient der eindeutigen Identifizierung wirtschaftlich Tätiger in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Mit ihr können zukünftig steuerliche Daten viel leichter zugeordnet werden. Zudem wird die W-IdNr. zugleich als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.) nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG) verwendet.
Allgemeines
Mit dem Steueränderungsgesetz 2003 vom 15. Dezember 2003 (BGBl. Teil I Seite 2645) wurden in der Abgabenordnung (AO) Regelungen für bundesweit einheitliche steuerliche Identifikationsmerkmale beziehungsweise Ordnungskriterien geschaffen. Die Vergabe der Identifikationsnummer für natürliche Personen nach § 139b AO konnte bereits im Jahr 2008 erfolgreich realisiert werden. Die Vorbereitungen zur Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) nach § 139c AO benötigten hingegen einen deutlich größeren zeitlichen Vorlauf. Dies war insbesondere den äußerst komplexen Rahmenbedingungen bei der Konzeption der W-IdNr. geschuldet, beispielsweise im Hinblick auf die Konstellationen, die bei wirtschaftlich Tätigen berücksichtigt werden müssen, um eine eindeutige und dauerhaft gültige Identifizierung sicherstellen zu können. Mit der Verordnung zur Vergabe steuerlicher Wirtschafts-Identifikationsnummern (Wirtschafts-Identifikationsnummer-Verordnung – WIdV, BStBl. Teil I, Seite 1267) sind der Zeitpunkt der Einführung der W-IdNr. sowie Einzelheiten zur Wahrung des Steuergeheimnisses, Richtlinien zur Vergabe der Nummern und Fristen zur Löschung geregelt worden.
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) wird künftig als bundesweit einheitliches Identifikations- und Ordnungsmerkmal für wirtschaftlich Tätige im Besteuerungsverfahren dienen. Sie vereinfacht die Kommunikation zwischen den Verfahrensbeteiligten und ist ein Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung.
Die W-IdNr. wird nach § 139a Abs. 1 Satz 1 AO vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Mit einer einmal zugeteilten W-IdNr. wird die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit erfasst. Bei Unterbrechung der wirtschaftlichen Tätigkeit hat die W-IdNr. weiterhin Bestand, mit der Folge, dass diese bei einer Wiederaufnahme einer wirtschaftlichen Tätigkeit weiterverwendet wird.
Darüber hinaus wird die W-IdNr. nach § 2 des Unternehmensbasisdatenregistergesetzes (UBRegG) als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer (beWiNr.) verwendet. Die beWiNr. dient der registerübergreifenden eindeutigen Identifikation der im Unternehmensbasisdatenregister („Basisregister“) geführten Unternehmen. Der Aufbau dieses Registers beim Statistischen Bundesamt ist ein zentrales Vorhaben zur Verwaltungsdigitalisierung und -modernisierung. Ziel ist es, Unternehmen von Berichtspflichten zu entlasten, indem Mehrfachmeldungen der Stammdaten an unterschiedliche Register vermieden werden („Once-Only“-Prinzip).
Weiterführende Informationen zur Einführung der W-IdNr. stehen auf der Website des BZSt zur Verfügung.
Vergabe der W-IdNr.
Allgemeines
Die Einführung der W-IdNr. ist am 24. Oktober 2024 gestartet. Das BZSt hat zu diesem Zeitpunkt mit der Vergabe begonnen. Damit erhalten stufenweise alle in Deutschland wirtschaftlich Tätigen die W-IdNr. Die Einführung soll 2026 abgeschlossen sein.
Unter dem Begriff „wirtschaftlich Tätige“ sind natürliche Personen, die z. B. als Gewerbetreibende oder Selbständige arbeiten, sowie juristische Personen und Personenvereinigungen zu verstehen. Natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, erhalten die W-IdNr. neben ihrer bereits bestehenden Steuer-Identifikationsnummer. Die W-IdNr. ist für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit gültig – unabhängig von einer etwaigen Unterbrechung.
Der Begriff „wirtschaftlich Tätige“ wird nach § 139a Abs. 3 AO in drei Gruppen unterteilt, um jedes Rechtssubjekt, das wirtschaftlich tätig ist, zu erfassen:
- natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind,
- juristische Personen,
- Personenvereinigungen.
Aufbau der W-IdNr.
Die W-IdNr. besteht aus den Anfangsbuchstaben DE und daran anschließend neun Ziffern. Sie wird um ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal (5 Ziffern) für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit ergänzt. Der Aufbau der W-IdNr. entspricht dem der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), ergänzt um das Unterscheidungsmerkmal (U-Merkmal). In der W-IdNr. sind keine persönlichen oder betrieblichen Daten oder Daten des zuständigen Finanzamts verschlüsselt.
Werden mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten ausgeübt, vergibt das BZSt ab dem 1. Quartal 2026 weitere U-Merkmale. Über die Vergabe der weiteren U-Merkmale erfolgt zu gegebener Zeit eine gesonderte Information. Bis dahin wird die W-IdNr. nur für die erste wirtschaftliche Tätigkeit mit dem U-Merkmal „-00001“ vergeben.
| W-IdNr. inklusive U-Merkmal | Bedeutung für den wirtschaftlich Tätigen |
|---|---|
| DE123456789-00001 | für seine erste wirtschaftliche Tätigkeit, seinen ersten Betrieb oder seine erste Betriebstätte in Ort A |
| DE123456789-00002 | für seine Betriebstätte in Ort B |
| DE123456789-00003 | für seine Betriebstätte in Ort C |
Unterschied zur USt-IdNr.
Sofern einem wirtschaftlich Tätigen bereits eine USt-IdNr. erteilt wurde, entspricht diese der W-IdNr. Sie wird lediglich durch ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt; die USt-IdNr. ist wie gewohnt weiter zu verwenden. Wichtig ist, dass die W-IdNr. die USt-IdNr. nicht ersetzt. Da jeder wirtschaftlich Tätige eine W-IdNr. erhält, jedoch nicht jeder wirtschaftlich Tätige eine USt-IdNr. zur Verwendung im innergemeinschaftlichen Handel benötigt, muss diese USt-IdNr. nach § 27a Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes beim BZSt beantragt werden. Die Erteilung einer W-IdNr. ersetzt damit nicht die gesonderte Beantragung einer USt-IdNr.
Ablauf der Einführungsphase zur Vergabe der W-IdNr.
Die W-IdNr. wird automatisiert vom BZSt vergeben. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Die W-IdNr. wird von Amts wegen an wirtschaftlich Tätige vergeben und den wirtschaftlich Tätigen im Anschluss mitgeteilt. Die Mitteilung der W-IdNr. ist lediglich eine Information, es handelt sich nicht um einen Verwaltungsakt.
Die erstmalige Vergabe der W-IdNr. erfolgt in mehreren Stufen. Zunächst wurde damit begonnen, alle umsatzsteuerrelevanten wirtschaftlich Tätigen einschließlich aller Kleinunternehmer bei der Vergabe der W-IdNr. zu berücksichtigen. Dieser Vorgang wird bis Ende November 2024 bundesweit abgeschlossen. Damit sollten nach aktuellen Schätzungen 87 Prozent aller wirtschaftlich Tätigen eine W-IdNr. erhalten haben. Nach der derzeitigen Planung werden weitere 11 Prozent voraussichtlich im 3. Quartal 2025 und die restlichen 2 Prozent der wirtschaftlich Tätigen beginnend ab dem 2. Quartal 2026 ihre W-IdNr. erhalten. Mit der Vergabe der W-IdNr. an die übrigen wirtschaftlich Tätigen beginnt die Vergabe der weiteren U-Merkmale (mit -00002 aufwärts) für die weiteren wirtschaftlichen Tätigkeiten, die weiteren Betriebe und weiteren Betriebsstätten. Erst mit der vollständigen Vergabe der W-IdNr. an alle wirtschaftlich Tätigen und der Vergabe aller U-Merkmale kann eine eindeutige Zuordnung des derzeit in der Finanzverwaltung führenden Ordnungskriteriums Steuernummer zur W-IdNr. gewährleistet werden. Wenn die Ausbaustufen vollumfänglich abgeschlossen sind, kann die W-IdNr. als Ordnungskriterium tatsächlich genutzt werden. Eine Angabe der W-IdNr. in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist daher bis zum Abschluss der Vergabe optional.
Mitteilung der W-IdNr.
Die Mitteilung der W-IdNr. erfolgt
- für wirtschaftlich Tätige, denen bereits vor der Einführung der W-IdNr. beziehungsweise bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr. erteilt worden ist, über die öffentliche Bekanntmachung vom 25. Oktober 2024 (BStBl. Teil I, Seite 1269). Diese öffentliche Mitteilung ist auch unter www.bzst.de/widnr abrufbar. Sollte im Einzelfall die USt-IdNr. nicht mehr vorliegen, kann ab 3. Dezember 2024 eine elektronische Mitteilung der W-IdNr. unter folgendem Link veranlasst werden: www.bzst.de/erneuteMitteilungWidnr.
- für alle übrigen wirtschaftlich Tätigen elektronisch unter Nutzung des ELSTER-Kontos an die wirtschaftlich Tätigen selbst oder deren Bevollmächtigten.
Zur Vermeidung unbilliger Härten können wirtschaftlich Tätige die Zusendung der W-IdNr. per Briefpost beim BZSt beantragen. Der Antrag ist zu begründen und kann erst nach Abschluss der vollumfänglichen Vergabe der W-IdNr. einschließlich sämtlicher Unterscheidungsmerkmale (U-Merkmale) gestellt werden (voraussichtlich ab dem 3. Quartal 2026), weil der Zeitpunkt der Vergabe im Zeitraum der vollumfänglichen Vergabe vom jeweiligen Einzelfall abhängt. Erst zum Abschluss der Vergabe ist insgesamt sichergestellt, dass dieser Antrag auf Mitteilung per Briefpost bearbeitet werden kann.
Die Mitteilung der W-IdNr. ist lediglich eine Information, es handelt sich nicht um einen Verwaltungsakt. Es besteht derzeit keine Verpflichtung für wirtschaftlich Tätige, die W-IdNr. auf steuerlichen Vordrucken anzugeben.
Geplant ist zudem, die W-IdNr. künftig auf z. B. Unternehmensteuerbescheide zu drucken, so dass die wirtschaftlich Tätigen auch auf diesem Weg informiert werden. Die Aufnahme auf die Unternehmensteuerbescheide kann nicht unmittelbar Anfang des Jahres 2025 erfolgen, sondern benötigt eine gewisse Vorlaufzeit.
Die Mitteilung in wenigen Worten:
- Öffentliche Bekanntmachung für wirtschaftlich Tätige, denen bereits vor Einführung der W-IdNr. beziehungsweise bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr. erteilt wurde,
- Mitteilung über das elektronische ELSTER-Postfach in allen anderen Fällen.
Eine Mitteilung der W-IdNr. per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.
Verwendung der W-IdNr.
Die W-IdNr. dient der eindeutigen Identifizierung von wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Mit der bundesweit einheitlichen W-IdNr. können perspektivisch steuerliche Daten viel leichter zugeordnet werden. Mittelfristiges Ziel der Einführung der W-IdNr. ist insbesondere die Vereinfachung der Kommunikation im Besteuerungsverfahren. Die W-IdNr. dient zugleich als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer gemäß dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz (UBRegG). Sie wird künftig im Register über Unternehmensbasisdaten beim Statistischen Bundesamt gespeichert und dient dort zur eindeutigen und registerübergreifenden Identifizierung von Unternehmen.